Tjenesteområdet Administrasjon omfatter flere funksjoner som administrasjon, forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler.

Funksjon administrasjon består av:

• Administrativ ledelse (rådmann, assisterende rådmann, sektorsjefer, stabsledere, enhetsledere og avdelingsledere). Vedrørende fordeling av andel av lederstilling gjelder følgende: Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.

• Stab/støttefunksjoner: Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn, næringsutvikling, selskapssekretariat m.m. En andel blir henført til aktuelle tjenesteområder i regnskapet.

• Fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning og beredskap. Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen består av utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg. Deler av opprinnelig budsjett henføres til riktig tjenesteområde i regnskapet.

Funksjon administrasjonslokaler består av utgifter til drift og vedlikehold av administrasjonslokaler. Dette budsjetteres på funksjon 190 interne servicefunksjoner og henføres i regnskapet til aktuelle tjenesteområder i løpet av året (internhusleiemodellen).

 Målgrupper for administrasjonstjenestene er i all hovedsak organisasjonsinterne brukere. Administrasjonens funksjon er å bidra til at de funksjoner som er direkte tjenesteproduserende når sine mål gjennom ledelse, administrasjon og tilrettelegging med en rekke fag (jfr. stabene: eiendomsstab, økonomistab, personalstab, service- og IKT-stab, samfunnsutviklingsstab).

Kommunens planverk som ligger til grunn for tjenestene er alle kommunens planer på overordnet/strategisk nivå.

Målekort – Konkrete mål for tjenesteproduksjonen i 2018 er vist i virksomhetsplanen for 2018. Virksomhetsplanen inneholder et særskilt målekort med indikatorer. Oppfølging på indikatorene skal bidra til at de langsiktige målene nås i de strategiske planene på de punkter som er relevant for tjenesteområdet. Under vises indikatorene i dette målekortet og resultatene som ble oppnådd i 2018 og 2017.

Økonomiske hovedtall for tjenesteområdet vises i tabellen under:

Resultatkommentar:

Tjenesteområdet administrasjon har et mindreforbruk på 5,8 millioner kroner i 2018 i forhold til budsjett. Av dette er det 2,7 millioner kroner avsetning til kompetanse fond som er blitt strøket som følge av kommunens samlede merforbruk. I tillegg til dette er det over 30 forskjellige ansvars-områder i kommunen som bidrar til det samlede resultatet på administrasjon.

Administrasjon består av tre funksjonsområder; administrasjon, forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler. Alle tre funksjonsområdene har mindreforbruk i forhold til budsjett, med henholdsvis 2,2, 0,8 og 2,8 millioner kroner. Uten strykningen av fondsavsetningen ville administrasjon hatt et lite merforbruk på 0,5 millioner kroner.

Økonomien i byggeprosjektene henger sammen med framdrift, og er hensyntatt i revidert budsjett som gjenspeiler årsriktige investeringsbeløp. Det vises for øvrig til særskilt rapportering for det enkelte prosjekt. Framdriften på byggeprosjekter i henhold til årsplan er fortsatt utfordrende slik vi budsjetterer med en estimert framdrift i handlings- og økonomiplanen.

I eiendomsforvaltningen ble målet om redusert energiforbruk på 21% relatert til referansenivå ikke nådd, resultat ble en reduksjon på 18% i 2018. Dette medfører at Siemens som partner i EPC-avtalen skal tilbakebetale 600.00 kroner til kommunen for 2018.

Interne brukerundersøkelser for tjenester fra stabene ble gjennomført for 2018. Undersøkelsene er gjort blant ledere og rådgivere i alle sektorer og staber med samlet svarprosent på 61,8.

Det registreres lavere skår på både IKT brukerstøtte og de ansattes serviceinnstilling og fleksibilitet. Dette henger nok sammen med at vi i 2018 har hatt et voldsomt press på IKT-drift både knyttet til systemoppgradering og oppfølging i byggeprosessene for både Helsehuset og Ydalir skole og barnehage.  I tillegg har det vært utfordringer vedrørende bemanning – 3 ansatte er sluttet og det tar tid før de nye er i full drift.

For Personalstaben – på indikator: «Tilfreds med faglige råd i arbeidsgiver – og personalspørsmål», så ligger vi noe under mål som er satt for 2018. En score på 4,6 tyder likevel på at mange er tilfredse med faglige råd som gis og at vi har noe å strekke oss mot. På indikator: «Personaltaben som initiativtaker til forbedringer og utvikling av organisasjonen», så ligger vi noe under mål som er satt for 2018. En score på 4, 2 kan trolig ses i sammenheng med at det har vært et større fokus på arbeid i forbindelse med tjenestegjennomgang og derav mindre tid til å sette utviklingsarbeid på agenda. På de øvrige indikatorer er målene nådd for 2018, og tett opp mot mål på indikator: «Opplever personalstaben som serviceinnstilt og fleksibel».

I tråd med virksomhetsplanen for 2018 har det vært gjennomført særskilt utviklingsarbeid, resultatene fra dette er kommentert under:

Service- og IKT-staben opplever disse utfordringene:

• Ressurser til å håndtere langsiktige utviklingsoppgaver i tillegg til ordinær drift og «kriser». Utfordringen er hele tiden å finne den rette balansen mellom utvikling og drift.
• IKT /digital- kompetanse og forståelse i organisasjonen, behov for stort fokus på nettopp kompetanse for å møte kravet om digitalkommunikasjon med innbyggerne våre.
• Helhetlig strategi for dokumentflyt og pålagt dokumentfangst for alle sektorer/staber/enheter.
• Tid til å jobbe proaktivt – både på kommunikasjon, IKT og dokumentsikring – blir involvert for sent, krever mye samarbeid på tvers.
• Enhetlig og helthetlig mediehåndtering og kommunikasjon, bedre til å kommunisere riktig forventningsnivå i forhold til tjenesteleveranse. Alle kan delta – vi må synes.
• I samarbeid med KS – benytte og lære mer om klarspråk, gjøre forvaltningen mer forståelig.
• Ressurser til moderne løsninger – mobile løsninger – skyløsninger. Kommunen må fokusere på kostnadseffektive og digitale løsninger som skytjenester ved fremtidige IKT-oppgraderinger og –anskaffelser.
• Prosjektadministrasjon med krav om plan og prioritering, gevinstrealisering og effektivisering.

Eiendomsstaben opplever disse utfordringene:

• Verdibevaring av kommunens bygningsmasse utgjør en stor utfordring for framtiden. Det er utarbeidet tilstandsanalyse for kommunens formålsbygg, hvor samlet vedlikeholdsetterslep utgjør 318,6 millioner kroner. Dette inkluderer Svømmehall og Hanstad skole som i sum utgjør 124,6 millioner kroner av det totale etterslepet.
• For å kunne opprettholde virksomhet i eksisterende bygningsmasse er det avgjørende at vedlikeholdsbudsjettet ikke blir redusert ytterligere. Vedlikeholdsbudsjettet med tilhørende 4-årig vedlikeholdsplan har prioritet på tiltak i bygninger som har lavest tilstandsgrad, og skal bidra til å unngå stenging av bygg som følge av pålegg fra blant annet Arbeidstilsynet.
• Festeavtalen for Prestegårdsjordet med Opplysningsvesenets fond (OVF) ble varslet regulert fra 2017 i henhold til gjeldende tilleggsavtale, hvor kommunen har forpliktet seg til å vurdere muligheten for å omregulere deler av arealet til bolig, i den hensikt at OVF skulle vurdere å ta tilbake deler av arealet. OVF har imidlertid ikke vært villige til å forplikte seg gjennom eksempelvis intensjonsavtale, og inntil videre synes det som man avventer utfallet av pågående byplanarbeid. Dette forholdet kan med andre ord innebære økonomiske utfordringer for eiendomsstaben på sikt, avhengig av omfanget av nevnte regulering. Eiendomsstaben har imidlertid signalisert at Elverum kommune ønsker å bli involvert i fastsettelsen av verdigrunnlaget for arealet, som er utgangspunktet for reguleringen av festeavgiften som i 2017 har vært 2,5 millioner kroner. OVF har forøvrig meddelt at de vil kreve avsavnsrente med virkning fra 1. januar 2017 når regulering er gjennomført.