Tjenesteområdet Administrasjon omfatter flere funksjoner som administrasjon, forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler.

Funksjon administrasjon består av:

• Administrativ ledelse (rådmann, assisterende rådmann, sektorsjefer, stabsledere, enhetsledere og avdelingsledere). Vedrørende fordeling av andel av lederstilling gjelder følgende: Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttefunksjoner: Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn, næringsutvikling, selskapssekretariat m.m. En andel blir henført til aktuelle tjenesteområder i regnskapet.
• Fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning og beredskap. Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen består av utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg. Deler av opprinnelig budsjett henføres til riktig tjenesteområde i regnskapet.

Målgrupper for administrasjonstjenestene er i all hovedsak organisasjonsinterne brukere. Administrasjonens funksjon er å bidra til at de funksjoner som er direkte tjenesteproduserende når sine mål gjennom ledelse, administrasjon og tilrettelegging med en rekke fag (jfr. stabene: eiendomsstab, økonomistab, personalstab, service- og IKT-stab, samfunnsutviklingsstab).

Kommunens planverk som ligger til grunn for tjenestene er alle kommunens planer på overordnet/strategisk nivå.

Målekort – Konkrete mål for tjenesteproduksjonen i 2019 er vist i virksomhetsplanen for 2019. Virksomhetsplanen inneholder et særskilt målekort med indikatorer. Oppfølging på indikatorene skal bidra til at de langsiktige målene nås i de strategiske planene på de punkter som er relevant for tjenesteområdet. Under vises indikatorene i dette målekortet og resultatene som ble oppnådd i 2019 og 2018.

Økonomiske hovedtall for tjenesteområdet vises i tabellen under:

* Korrigert avvik i tabellen kan ikke leses som en differanse mellom regnskap og revidert budsjett. Se forklaring i kapittel 7.1.

Resultatkommentar:

Tjenesteområdet administrasjon har et mindreforbruk på 235.000 kroner.  Etter korrigering av budsjettmidler som tilhører andre tjenesteområder, er avviket på 0,25% og mindre vesentlig. Økonomien i byggeprosjektene henger sammen med framdrift, og er hensyntatt i revidert budsjett som gjenspeiler årsriktige investeringsbeløp. Det vises for øvrig til særskilt rapportering for det enkelte prosjekt.

I eiendomsforvaltningen ble målet om redusert energiforbruk på 21% relatert til referansenivå ikke nådd, resultat ble en reduksjon på 19 % i 2019.

For Personalstaben ble det ikke utført målinger i 2019. På indikator: «Tilfreds med faglige råd i arbeidsgiver – og personalspørsmål» fikk staben en score på 4,6  i 2018 som tyder på at ledere er tilfredse med faglige råd som gi, men at vi fortsatt har noe å strekke oss mot. På indikator: «Opplever personalstaben som serviceinnstilt og fleksibel» fikk personalstaben i 2018 en score på 4,8 som er tett opp mot mål på 5. Målet for begge indikatorene står på 5 også i 2020.

I tråd med virksomhetsplanen for 2019 har det vært gjennomført særskilt utviklingsarbeid, resultatene fra dette er kommentert under:

Service- og IKT-staben opplever disse utfordringene:

• Tilstrekkelig med ressurser til å håndtere langsiktige utviklingsoppgaver i tillegg til ordinær drift og «kriser». Utfordringen er hele tiden å finne den rette balansen mellom utvikling og drift.
• Digital kompetanse og forståelse i egen organisasjon og blant innbyggerne er en forutsetning for å lykkes med digitalisering. En satsning på digitalisering må komme samtidig med en satsning på kompetanse.
• Ressurser og kompetanse tilå innføre mobile løsninger og skytjenester som gir mulighet for mer kostnadseffektiv bruk av IKT og store muligheter for økt produktivitet. Disse løsningene og tjenestene skaper imidlertid risikoelementer og sikkerhetsutfordringer som man også må kunne ha oversikt over og må kunne håndtere.
• Helhetlig strategi for dokumentflyt og pålagt dokumentfangst for hele organisasjonen
• Enhetlig og helthetlig mediehåndtering og kommunikasjon, bedre til å kommunisere riktig forventningsnivå i forhold til tjenesteleveranse.
• I samarbeid med KS – benytte og lære mer om klarspråk, gjøre forvaltningen mer forståelig.
• Mangel på felles prosjektgjennomføring med krav til aktiviteter og leveranser for å sikre måloppnåelse (gevinstrealisering og effektivisering) og styring med prosjektene.

Eiendomsstaben opplever disse utfordringene:

• Verdibevaring av kommunens bygningsmasse utgjør en stor utfordring for framtiden. Vedlikeholdsbudsjettet ble vedtatt redusert med 1,5 millioner kroner fra 2020, og utgjør nå cirka 8 millioner kroner. Dette skal ivareta verdibevaring av 145.000 m² formålsbygg framover. For å kunne unngå vedlikeholdsetterslep er det anbefalt å budsjettere med 170 kroner per m². Dette tilsier at kommunen bør bevilge 24,65 millioner kroner til vedlikehold årlig for å unngå ytterligere forfall i bygningenes tilstand.
• Det er i 2018 utarbeidet tilstandsanalyse for kommunens formålsbygg, hvor samlet vedlikeholdsetterslep ble beregnet å utgjøre 318,6 millioner kroner. Dette inkluderer Svømmehall og Hanstad skole, som i sum utgjør 124,6 millioner kroner av det totale etterslepet.
• Vedlikeholdsbudsjettet med tilhørende 4-årig vedlikeholdsplan har for øvrig prioritet på tiltak i bygninger som har lavest tilstandsgrad, og skal bidra til å unngå stenging av bygg som følge av pålegg fra blant annet Arbeidstilsynet. For å kunne opprettholde virksomhet i eksisterende bygningsmasse er det avgjørende at vedlikeholdsbudsjettet blir styrket.
• Festeavtalen for Prestegårdsjordet med Opplysningsvesenets fond (OVF) ble varslet regulert fra 2017 i henhold til gjeldende tilleggsavtale, hvor kommunen har forpliktet seg til å vurdere muligheten for å omregulere deler av arealet til bolig, i den hensikt at OVF skulle vurdere å ta tilbake deler av arealet. OVF har imidlertid ikke vært villige til å forplikte seg gjennom eksempelvis intensjonsavtale, og inntil videre synes det som man avventer situasjonen. Dette forholdet kan med andre ord innebære økonomiske utfordringer for eiendomsstaben på sikt, avhengig av omfanget av nevnte regulering av festeavgiften. Eiendomsstaben har imidlertid signalisert at Elverum kommune ønsker å bli involvert i fastsettelsen av verdigrunnlaget for arealet, som er utgangspunktet for reguleringen av festeavgiften som i 2017 har vært 2,5 millioner kroner. OVF har forøvrig meddelt at de vil kreve avsavnsrente med virkning fra 1. januar 2017 når regulering er gjennomført.