Tjenesteområdet Administrasjon omfatter flere funksjoner som administrasjon, forvaltningsutgifter ieiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler.

Funksjon administrasjon består av:

• Administrativ ledelse (kommunedirektør, assisterende kommunedirektør, sektorsjefer, stabsledere,enhetsledere og avdelingsledere). Vedrørende fordeling av andel av lederstilling gjelder følgende:Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % avstillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttefunksjoner: Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn, næringsutvikling, selskapssekretariat m.m. En andel blir henført til aktuelle tjenesteområder i regnskapet.
• Fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post- og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning og beredskap. Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen består av utgifter knyttet til forvaltning avkommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringerav bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg. Deler av opprinnelig budsjett henføres til riktig tjenesteområde i regnskapet.

Målgrupper for administrasjonstjenestene er i all hovedsak organisasjons interne brukere. Administrasjonens funksjon er å bidra til at de funksjoner som er direkte tjenesteproduserende når sine mål gjennom ledelse, administrasjon og tilrettelegging med en rekke fag (jfr. stabene: eiendomsstab, økonomistab, personalstab, service- og IKT-stab, samfunnsutviklingsstab).

Kommunens planverk som ligger til grunn for tjenestene er alle kommunens planer påoverordnet/strategisk nivå.

Målekort – Konkrete mål for tjenesteproduksjonen i 2020 er vist i virksomhetsplanen for 2020.Virksomhetsplanen inneholder et særskilt målekort med indikatorer. Oppfølging på indikatorene skal bidra til at de langsiktige målene nås i de strategiske planene på de punkter som er relevant for tjenesteområdet. Under vises indikatorene i dette målekortet og resultatene som ble oppnådd i 2020 og 2019.

Økonomiske hovedtall for tjenesteområdet vises i tabellen under:

* Koronarelatert forhold er ikke budsjettregulert. Avviket er korrigert for koronarelaterte forhold og viser hva som er avviket iordinært drift.

Resultat kommentar:

Tjenesteområdet administrasjon har et mindreforbruk på 1,1 millioner kroner, mindreforbruket utenkoronarelaterte forhold viser et mindreforbruk på 3,9 millioner kroner. Dette mindreforbruket er fordelt på en rekke poster, noen med mindreforbruk, noen med merforbruk, som i sum blir til mindreforbruket på 3,9 millioner kroner. De vesentligste er: Mindreforbruk på vel 2,9 millioner kroner på lavere aktivitet og mindrekjøp av varer og tjenester generelt i tillegg til lavere prisvekst; mindreforbruk på 0,5 millioner kroner på vakante stillinger innen områdende IK Tteknisk drift og kommunikasjon og service, samt sykemeldinger; merinntekt på 0,3 millioner kroner på tjenestesalg til interkommunale og kommunale selskaper; merinntekt på 0,4 millioner kroner til phD-kandidat i sektor utdanning (feilført, skulle vært ført på tjenesteområde skole); et samlet merforbruk på 0,2 millioner kroner på lønnskostnader og en rekke poster i sektorer og staber.

I eiendomsforvaltningen ble målet om redusert energiforbruk på 21 prosent relatert til referansenivå nådd, resultat ble en reduksjon på 23 prosent i 2020. Renholdskostnaden er over målsetning, og skyldesmerkostnader knyttet til Covid-19. Videre er det gjennomgående i kommentarene til bruker-undersøkelsen at virksomhetene er misfornøyde med at det ikke er økonomisk dekning for nødvendigvedlikehold av kommunens formålsbygg. Resultatet 58 kroner per m² er langt under det nivåetsammenlignbare og nabokommuner har, og innebærer også at vedlikeholdsetterslepet øker i omfang fraår til år.

Personalstaben blir målt på 2 indikatorer: «Tilfreds med faglige råd i arbeidsgiver – og personalspørsmål» her fikk staben en score på 4,7 i 2020 som tyder på at ledere er tilfredse med faglige råd som gis, dennehar økt fra 4,6 i 2018. På indikatoren «Opplever personalstaben som serviceinnstilt og fleksibel» fikk personalstaben i 2018 en score på 4,8 som er tett opp mot mål på 5, denne ble i 2020 målt til 4,7. Målet for begge indikatorene var 5 så selv med en god score er det fortsatt noe å jobbe mot.

I tråd med virksomhetsplanen for 2020 har det vært gjennomført særskilt utviklingsarbeid, resultatene fradette er kommentert under:

Service- og IKT-staben opplever disse utfordringene:

• Tilstrekkelig med ressurser til å håndtere langsiktige utviklingsoppgaver i tillegg til ordinær drift og «kriser». Utfordringen er hele tiden å finne den rette balansen mellom utvikling og drift.
• Det er behov for å forbedre strukturen for innføring av nye digitale løsninger i kommunen. Digitale løsninger er i økende grad skybaserte med en prismodell basert på abonnement eller leasing. Denne utviklingen gir finansielle utfordringer, da belastningen nå kommer på driftsbudsjettene fremfor investering.
• Digital kompetanse er en viktig forutsetning for å kunne utnytte muligheter og hente ut gevinster ved digitalisering. Denne kompetansen er også viktig for å kunne redusere digitalt utenforskap, skape tillit til digitale løsninger, for læring og aktiv deltakelse i arbeidsliv og samfunn. Innbyggere og næringsliv har en forventning om at kommunen leverer best mulig tjenester og at kommunens tjenester er lett tilgjengelig. Det skal leveres «mer for mindre». Dette er med på å sette krav til digitalkompetanse både hos ansatte og ledere i kommunen, samt hos innbyggerne. Det er derfor behovfor å løfte den digitale kompetansen for å imøtekomme disse kravene, og en satsning pådigitalisering må komme samtidig med en satsning på kompetanse.
• Alle digitaliseringstiltak skal ha sterkt fokus på gevinstrealisering. Dette må synliggjøres allerede når tiltak vurderes gjennomført. Like viktig er det å følge opp at gevinstene faktisk blir hentet ut i etterkant av gjennomføringen av tiltakene.
• Trusselbildet i det digital rom anses økende. Det er derfor behov for økt fokus på informasjons-sikkerhet og personvern i kommunen, herunder øke kommunens sikkerhets- og beredskapsevner innen datasikkerhetshendelser og datainnbrudd.
• Etablering av helhetlig strategi for dokumentflyt og pålagt dokumentfangst for hele organisasjonen.

Eiendomsstaben opplever disse utfordringene: 

• Verdibevaring av kommunens bygningsmasse utgjør den største utfordringen for framtiden. Vedlikeholdsbudsjettet ble vedtatt redusert med 1,5 millioner kroner fra 2020, og utgjør nå cirka 8 millioner kroner. Dette skal ivareta verdibevaring av 145.000 m² formålsbygg framover, hvor vedlikeholdsetterslepet utgjør cirka 300 millioner kroner. For å kunne unngå vedlikeholdsetterslep er det anbefalt å budsjettere med 170 kroner per m². Dette tilsier at kommunen bør bevilge 24 millioner kroner til vedlikehold årlig for å unngå ytterligere forfall i bygningenes tilstand. Det er nå stor risiko for at større oppdukkende og kritiske behov kan medføre at bygg blir stengt i mangelen av vedlikeholdsmidler. For å kunne opprettholde virksomhet i eksisterende bygningsmasse er det avgjørende at vedlikeholdsbudsjettet blir styrket.
• Festeavtalen for Prestegårdsjordet med Opplysningsvesenets fond (OVF) ble varslet regulert fra 2017 i henhold til gjeldende tilleggsavtale, hvor kommunen har forpliktet seg til å vurdere muligheten for å omregulere deler av arealet til bolig, i den hensikt at OVF skulle vurdere å ta tilbake deler av OVF har imidlertid ikke vært villige til å forplikte seg gjennom eksempelvis intensjonsavtale, og inntil videre synes det som man avventer situasjonen. Dette forholdet kan med andre ord innebære økonomiske utfordringer for kommunen på sikt, avhengig av omfanget av nevnte regulering av festeavgiften. Eiendomsstaben har imidlertid signalisert at Elverum kommune ønsker å bli involvert i fastsettelsen av verdigrunnlaget for arealet, som er utgangspunktet for reguleringen av festeavgiften som siden 2017 har vært 2,5 millioner kroner. OVF har for øvrig meddelt at de vil kreve avsavnsrente med virkning fra 1. januar 2017 når regulering er gjennomført.

Personalstabens prioriteringer framover:

2020 var staben preget av underbemanning store deler av året, dels på grunn av en rådgiverstilling stod vakant fra januar til september i tillegg til at en rådgiver var i foreldrepermisjon fra mars og ut året, uten at det ble satt inn vikar for vedkommende. I tillegg hadde vi et høyere sykefravær enn i de siste årene.

For 2021 er målet å jobbe med forbedring av rutiner og oppdatering av dokumenter i kvalitets-systemet. Vi har de senere årene produsert mange nye retningslinjer og prosedyrer nå er tiden inne for å kvalitetssikre oppdatering på disse samt sørge for at alt er godt implementert i organisasjonen. Vi fortsetter å holde interne kurs for ledere på bestilling samt utvikle flere e-læringskurs for ledere og ansatte.