Tjenesteområdet Administrasjon omfatter flere funksjoner som administrasjon, forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler.

Funksjon administrasjon består av:

• Administrativ ledelse (kommunedirektør, assisterende kommunedirektør, sektorsjefer, stabsledere, enhetsledere og avdelingsledere). Vedrørende fordeling av andel av lederstilling gjelder følgende: Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttefunksjoner: Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn, næringsutvikling, selskapssekretariat m. En andel blir henført til aktuelle tjenesteområder i regnskapet.
• Fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post- og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning og Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen består av utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg. Deler av opprinnelig budsjett henføres til riktig tjenesteområde i regnskapet.

Målgrupper for administrasjonstjenestene er i all hovedsak organisasjonsinterne brukere. Administrasjonensfunksjon er å bidra til at de funksjoner som er direkte tjenesteproduserende når sine mål gjennom ledelse, administrasjon og tilrettelegging med en rekke fag (jfr. stabene: eiendomsstab, økonomistab, personalstab, service- og IKT-stab, samfunnsutviklingsstab).

Kommunens planverk som ligger til grunn for tjenestene er alle kommunens planer på overordnet/strategisk nivå.

Målekort – Konkrete mål for tjenesteproduksjonen i 2021 er vist i virksomhetsplanen for 2021. Virksomhetsplanen inneholder et særskilt målekort med indikatorer. Oppfølging på indikatorene skal bidra til at de langsiktige målene nås i de strategiske planene på de punkter som er relevant for tjenesteområdet. Under vises indikatorene i dette målekortet og resultatene som ble oppnådd i 2021 og 2020.

Resultatkommentar:

Administrasjon har et mindreforbruk på 3,8 millioner kroner. Mindreforbruket fordeler seg på en rekke postersom inngår i tjenesteområdet administrasjon hos nær samtlige sektorer og staber i kommunen. De største postene er et mindreforbruk på 0,7 millioner kroner i grunnskole; 1,3 millioner kroner i kultursektor og 1,6 millioner kroner på felleskostnader/ finanskostnader.

Inkludert i netto mindreforbruk ligger et merforbruk på kommunedirektørens kontor på samlet 0,6 millioner kroner, som igjen er fordelt med lønnskostnader som ligger noe over budsjett på grunn av en feilbudsjettering samt flere poster som kjøp av juridiske tjenester, lisenser, abonnementer og serviceavtaler.

Det er i tillegg et merforbruk i eiendomsforvaltningen som tilligger tjenesteområdet på 0,6 millioner kroner, noe som dels skyldes en feilbudsjettering mellom tjenesteområder og dels økte energipriser.

I eiendomsforvaltningen ble målet om redusert energiforbruk på 21% relatert til referansenivå nådd, resultat ble en reduksjon på 22% i 2021. Renholdskostnaden er over målsetning, og skyldes at tidligere vedtatt optimalisering av renholdet ikke har blitt realisert fullt ut som følge av pandemien. Videre er det gjennomgående i kommentarene til brukerundersøkelsen at virksomhetene er misfornøyde med at det ikke er økonomisk dekning for nødvendig vedlikehold av kommunens formålsbygg.

Resultatet 58 kroner per m² er langt under det nivået sammenlignbare kommuner og nabokommuner har, og innebærer også at vedlikeholdsetterslepet øker i omfang fra år til år. Basert på gjennomført tilstandsanalyse i 2018, og underbudsjettering av vedlikeholdet i ettertid, er gjeldende vedlikeholdsetterslep nå anslått til å utgjøre cirka 350 millioner kroner.

Dette medfører at det i kommende budsjettprosesser blir nødvendig å fremmeekstraordinære driftstiltak for øremerking av vedlikeholdsmidler til kostbare kritiske vedlikeholdstiltak. Dette for å unngå at bygg må stenges som følge av risiko knyttet til HMS.

Personalstaben blir målt på 2 indikatorer: «Tilfreds med faglige råd i arbeidsgiver – og personalspørsmål» her fikk staben en score på 4,9 i 2021. Det viser at ledere er tilfredse med faglige råd som gis, denne har økt fra 4,7 i 2020.

På indikatoren «Opplever personalstaben som serviceinnstilt og fleksibel» fikk personalstaben både i 2020 og i 2021 en score på 4,7. I disse to siste årene, 2020 og 2021, har staben vært underbemannet. Dels på grunn av vakant rådgiverstilling fra januar-september 2020, men også på grunn av foreldrepermisjon og langtids sykefravær.

Også personalstaben har hatt økt arbeidsmengde som følge av pandemien for å tilpasse rutiner og verktøy til stadige endringer i statlige føringer, blant annet knyttet tilsykefraværsregistrering og refusjonsordninger, og bistått organisasjonen med omdisponering av bemanningetter behov.

I tråd med virksomhetsplanen for 2021 har det vært gjennomført særskilt utviklingsarbeid, resultatene fra dette er kommentert under:

Service- og IKT-staben opplever disse utfordringene:

• Tilstrekkelig med ressurser til å håndtere langsiktige utviklingsoppgaver i tillegg til ordinær drift og «kriser». Utfordringen er hele tiden å finne den rette balansen mellom utvikling og drift. Ressurser avsatt til utvikling må ofte nedprioritere sine utviklingsoppgaver for å håndtere oppdukkende drifts relaterte problemstillinger.
• Nye digitale løsninger er i økende grad skybaserte med en prismodell basert på abonnement eller leasing. Denne utviklingen gir finansielle utfordringer, da belastningen nå kommer på driftsbudsjettene fremfor investering.
• Digital kompetanse er en viktig forutsetning for å kunne utnytte muligheter og hente ut gevinster ved digitalisering. Erfaringsmessig er det et effektiviseringspotensial ved bedre utnyttelse av eksisterende eller nye IT-systemer gjennom økt digital kompetanse. Denne kompetansen er også viktig for å kunne redusere digitalt utenforskap, skape tillit til digitale løsninger, for læring og aktiv deltakelse i arbeidsliv og samfunn. Innbyggere og næringsliv har en forventning om at kommunen leverer best mulig tjenester og at kommunens tjenester er lett tilgjengelig. Det skal leveres «mer for mindre». Dette er med på å sette krav tildigital kompetanse både hos ansatte og ledere i kommunen, samt hos innbyggerne. Det er derfor behov for å løfte den digitale kompetansen for å imøtekomme disse kravene, og en satsning på digitalisering må komme samtidig med en satsning på kompetanse.
• Alle digitaliseringstiltak skal ha sterkt fokus på gevinstrealisering. Dette må synliggjøres allerede når tiltak vurderes gjennomført. Like viktig er det å følge opp at gevinstene faktisk blir hentet ut i etterkant av gjennomføringen av tiltakene.
• Trusselbildet i det digital rom anses økende. Det er derfor behov for økt fokus på informasjons- sikkerhet og personvern i kommunen, herunder øke kommunens sikkerhets- og beredskapsevner innen datasikkerhetshendelser og datainnbrudd.
• Valgperiodene for Stortings- og sametingsvalg/kommunestyre- og fylkestingsvalg binder opp store deler av Service- og IKT-staben. Mange stemmegivingssteder fører til mye logistikk og arbeid, og er ressurskrevende med hensyn på økonomi og behov for interne og eksterne ressurser i forbindelse med gjennomføringen. Antall stemmesteder bør derfor vurderes for kommende valg.

Eiendomsstaben opplever disse utfordringene:

• Verdibevaring av kommunens bygningsmasse utgjør fortsatt den største utfordringen for framtiden. Vedlikeholdsbudsjettet for 2021 utgjorde cirka 7,6 millioner kroner. Dette skal ivareta verdibevaring av kommunens formålsbygg som nå utgjør cirka 144.000 m². Av dette utgjør bygg som burde vært revet eller solgt cirka 5.800 m². Vedlikeholdsetterslepet ble i 2018 kartlagt gjennom tilstandsanalyser av alle formålsbygg, og ble beregnet til å utgjøre cirka 300 millioner kroner. For å unngå vedlikeholdsetterslep er det anbefalt å budsjettere med 170 kroner per m² bruttoareal. Dette tilsier at kommunen bør bevilge 23,5 millioner kroner til vedlikehold årlig for å unngå ytterligere forfall i kommunal bygningsmasse som er nødvendig å benytte til tjenesteproduksjon. I 2021 ble det omsatt vedlikehold for 58 kroner per m². Basert på gjennomført tilstandsanalyse, samt underbudsjettering av vedlikeholdet i ettertid, er gjeldende vedlikeholdsetterslep nå anslått til å utgjøre cirka 350 millioner kroner. Dette medfører at det i kommende budsjettprosesser blir nødvendig å fremme ekstraordinære driftstiltak for øremerking av vedlikeholdsmidler til kostbare kritiske vedlikeholdstiltak, eksempelvis omlegging av tak med omfattende taklekkasjer over tid. Tiltakene er nødvendige for å unngå at bygg må stenges som følge av risiko knyttet til HMS, herunder fukt- og råteskader som utvikler seg videre inn i bygningene over tid. Oppsummert er det nå særdeles stor risiko for at større oppdukkende og kritiske behov kan medføre at bygg blir stengt i mangelen av vedlikeholdsmidler. For å kunne opprettholde virksomhet i eksisterende bygningsmasse erdet nå avgjørende at vedlikeholdsbudsjettet blir styrket.
• Festeavtalen for Prestegårdsjordet med Opplysningsvesenets fond (OVF) utgjør fortsatt en potensielløkonomisk utfordring da det er uavklart om og når festeavtalen vil bli regulert med virkning fra 2017. Gjeldende årlig festeavgift utgjør 2,5 millioner kroner, og OVF har meddelt at de vil kreve avsavnsrente med virkning fra januar 2017 når regulering er gjennomført.

Personalstabens prioriteringer framover:

 2021 var staben preget av underbemanning deler av året på grunn av foreldrepermisjon og langtids sykefravær. Dette i tillegg til merarbeid som følge av pandemien har medført noe forsinkelse på planlagt revisjonsarbeid med eksisterende rutiner. Vi har de senere årene produsert mange nye retningslinjer og prosedyrer nå er tiden inne for å kvalitetssikre oppdatering på disse samt sørge for at alt er godt implementert i organisasjonen. Vi fortsetter å holde interne kurs for ledere på bestilling samt utvikle flere e-læringskurs for ledere og ansatte.

Det var planlagt å utvikle dag 5 i kommunens lederutviklingsprogram i 2021, på grunn av restriksjoner for hvor mange som kunne samles og lav terskel for å holde seg hjemme på grunn av symptomer ble dette utsatt til 2022. Målet er nå å rulle ut dag 5 fortløpende fra andre halvår 2022. Vi er også klar for å invitere et nytt kull til lederutviklingsprogrammet, kull 7, mot slutten av 2022 og inn i 2023. Lederutviklingsprogrammet består nå av 4,5 dager og i hvert kull er det plass til 24 ledere.