Tjenesteområdet Administrasjon omfatter flere funksjoner som administrasjon, forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler.

Funksjon administrasjon består av:

• Administrativ ledelse (kommunedirektør, assisterende kommunedirektør, sektorsjefer, stabsledere, enhetsledere og avdelingsledere). Vedrørende fordeling av andel av lederstilling gjelder følgende: Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttefunksjoner: Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, IKT-drift og utvikling, kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn, næringsutvikling, selskapssekretariat m.m. En andel blir henført til aktuelle tjenesteområder i regnskapet.
• Fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post- og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning og beredskap. Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.
• Funksjon forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen består av utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg. Deler av opprinnelig budsjett henføres til riktig tjenesteområde i regnskapet.

Målgrupper for administrasjonstjenestene er i all hovedsak organisasjonsinterne brukere. Administrasjonens funksjon er å bidra til at de funksjoner som er direkte tjenesteproduserende når sine mål gjennom ledelse, administrasjon og tilrettelegging med en rekke fag (jfr. stabene: eiendomsstab, økonomistab, personalstab, service- og IKT-stab, samfunnsutviklingsstab).

Kommunens planverk som ligger til grunn for tjenestene er alle kommunens planer på overordnet/strategisk nivå.

Målekort – Konkrete mål for tjenesteproduksjonen i 2022 er vist i virksomhetsplanen for 2022. Virksomhetsplanen inneholder et særskilt målekort med indikatorer. Oppfølging på indikatorene skal bidra til at de langsiktige målene nås i de strategiske planene på de punkter som er relevant for tjenesteområdet. Under vises indikatorene i dette målekortet og resultatene som ble oppnådd i 2022 og 2021.

Økonomiske hovedtall for tjenesteområdet vises i tabellen under:

* Koronarelatert forhold er ikke budsjettregulert. Avviket er korrigert for koronarelaterte forhold og viser hva som er avviket i ordinær drift.

Resultatkommentar:

Administrasjon har et mindreforbruk på 3,9 millioner kroner. Mindreforbruket fordeler seg på en rekke poster som inngår i tjenesteområdet administrasjon hos nær samtlige sektorer og staber i kommunen.

Mindreforbruket fordeler seg i hovedsak slik:

• Personalstaben: 0,9 millioner kroner i mindreforbruk på en rekke poster; særlig fordelt på redusert bruk av bedriftshelsetjenesten på arbeidsmiljøprosesser og juridisk bistand, mindre forbruk enn budsjettert på velferdstiltak og erkjentlighetsgaver, reduserte lønnskostnader som følge av en vakant rådgiverstilling gjennom det meste av 2022 og en merinntekt på sykemeldingsrefusjon.
• Service- og IKT-staben: 1,9 millioner kroner fordelt på en rekke poster; særlig merinntekter på salg av personvernombudtjenester, en vakant stilling innenfor IKT-drift i 2022, bortfall av planlagt bistandstjeneste til bredbåndsutbygging, sykefravær hvor det ikke er satt inn vikarer, reduserte kostnader knyttet til leie og bruk av multifunksjonsmaskiner, reduserte kostnader knyttet til IT- kommunikasjon og noe mindre kjøp av eksterne tjenester enn planlagt for budsjettåret.
• Økonomistaben: 0,4 millioner kroner i mindreforbruk på flere poster – fordelt sykelønnsrefusjoner, reduserte vikarutgifter og utgifter til overtid samt redusert kostnad som følge av vakante stillinger i perioder.
• Sektor for teknikk og miljø: 0,2 millioner kroner i mindreforbruk på en rekke poster innenfor
• Sektor for barnehage: 0,8 millioner kroner i mindreforbruk – hovedsakelig på reduserte lønnskostnader i forhold til budsjett – særlig på posten lønn til ekstrahjelp.
• Kjørekontor: 1,0 millioner kroner i mindreforbruk som forklares ved manglende budsjettkorrigering gjennom året.
• Felleskostnader: 0,7 millioner kroner i merinntekt som er administrativt påslag ved interkommunale samarbeid.

Så er det et merforbruk på en del poster innenfor tjenesteområdet administrasjon som fordeler seg slik:

• Eiendomsstaben: 0,9 millioner kroner som følge av unormalt høye energinivåer.
• Sektor for skole: 0,3 millioner kroner – i all hovedsak som følge av økte kostnader på lisenser på dataavtaler.
• Sektor for familie og helse: 0,2 millioner kroner – hovedsakelig som et avvik på fastlønnutbetalinger.
• Kommunedirektørkontoret: 0,2 millioner kroner – hovedsakelig på juridisk bistand til håndtering av gamle barnevernssaker og noe på økte lønnskostnader i forhold til budsjett.
• 0,4 millioner kroner på en rekke poster tilhørende tjenesteområdet administrasjon i sektorer og staber.

I eiendomsforvaltningen ble målet om redusert energiforbruk på 21 % relatert til referansenivå nådd, resultat ble en reduksjon på 21 % i 2022. Dette var for øvrig siste året i garantiperioden på 10 år i EPC-prosjektet. Renholdskostnaden er nedadgående til tross for lønns- og prisvekst.

Årsresultatet endte over målsetning, men vedtatt optimalisering av renholdet er gjennomført og vil ha full effekt fra 2023. Videre er det gjennomgående i kommentarene til brukerundersøkelsen at virksomhetene er misfornøyde med at det ikke er økonomisk dekning for nødvendig vedlikehold av kommunens formålsbygg. Resultatet 91 kroner per m² innebærer at vedlikeholdsetterslepet har økt ytterligere fra 2021.

Økt omsatt vedlikehold sammenlignet med 2021 skyldes at det spesielt ble bevilget og forbrukt ekstraordinære midler knyttet til kritisk utbedring av svømmehallen, som i sum utgjorde cirka 4,1 millioner kroner. Gjeldende vedlikeholdsetterslep er likevel anslått til å utgjøre cirka 360 millioner kroner. I tillegg utgjør eldre infrastruktur i bakken en økonomisk utfordring, hvor behovet for rehabilitering/utskifting ikke er kartlagt.

Dette er VA-stikkledninger tillagt eiendomsstaben sitt ansvar, som ikke inngår i selvkost området til teknisk sektor. Dette innebærer at det i kommende budsjettprosesser blir ytterligere behov for å fremme ekstraordinære driftstiltak til gjennomføring av kostbare kritiske vedlikeholdstiltak. Dette for å unngå at bygg må stenges som følge av risiko knyttet til HMS.

Personalstaben blir målt på to indikatorer: «Tilfreds med faglige råd i arbeidsgiver – og personalspørsmål» her fikk staben en score på 4,9 i 2022. Det viser at ledere er tilfredse med faglige råd som gis, denne er lik som i 2021.

På indikatoren «Opplever personalstaben som serviceinnstilt og fleksibel» fikk personalstaben i 2022 en score på 4,7, også denne uendret fra 2021.

Fra januar 2020 til februar 2023 har staben vært underbemannet. Dette på grunn av vakante rådgiverstilling i tre runder da 3 av 4 rådgivere er nyansatt i perioden.

I tråd med virksomhetsplanen for 2022 har det vært gjennomført særskilt utviklingsarbeid, resultatene fra dette er kommentert under:

Service- og IKT-staben opplever disse utfordringene:

• Manglende økonomiske midler for å holde basisprogramvare og kjernesystemer oppdatert. Dette medfører at nyttig brukerfunksjonalitet ikke kan tilbys, utfordringer med hensyn på effektivisering av arbeidsprosesser og det oppstår forsinkelser i understøttelse av den pågående digital transformasjonen i kommunen.
• Digital kompetanse er en viktig forutsetning for å kunne utnytte muligheter og hente ut gevinster ved digitalisering. Erfaringsmessig er det et effektiviseringspotensial ved bedre utnyttelse av eksisterende og nye IT-systemer gjennom økt digital kompetanse. Manglende digital kompetanse øker risiko for brukerfeil. Dette er med på å sette krav til digital kompetanse både hos ansatte og ledere i kommunen. Det er derfor behov for å løfte den digitale kompetansen for å imøtekomme disse kravene, og en satsning på digitalisering må komme samtidig med en satsning på kompetanseutvikling.
• Tilstrekkelig med ressurser til å håndtere langsiktige utviklingsoppgaver i tillegg til ordinær drift. Utfordringen er hele tiden å finne den rette balansen mellom utvikling og drift. Ressurser avsatt til utvikling må ofte nedprioritere sine utviklingsoppgaver for å håndtere driftsrelaterte problemstillinger som dukker opp.
• Trusselbildet i det digitale rom er økende. Det er derfor behov for økt fokus på informasjons- sikkerhet og personvern i kommunen, herunder øke kommunens sikkerhets- og beredskapsevner innen datasikkerhetshendelser og datainnbrudd.
• Valgperiodene for Stortings- og sametingsvalg/kommunestyre- og fylkestingsvalg binder opp store deler av Service- og IKT-staben som igjen medfører at kun nødvendige driftsoppgaver blir prioritert i denne perioden, og at utviklingsaktiviteter må settes på vent.

Eiendomsstaben opplever disse utfordringene:

• Verdibevaring av kommunens bygningsmasse utgjør fortsatt den største utfordringen for framtiden. Vedlikeholdsbudsjettet for 2022 utgjorde cirka 13,7 millioner kroner. Dette skal ivareta verdibevaring av kommunens formålsbygg som nå utgjør cirka 144.700 m². Av dette utgjør bygg som burde vært revet eller solgt cirka 5.800 m².
  Vedlikeholdsetterslepet ble i 2018 kartlagt gjennom tilstandsanalyser av alle formålsbygg, og ble beregnet til å utgjøre cirka 300 millioner kroner. For å unngå vedlikeholdsetterslep er det anbefalt å budsjettere med 170 kroner per m² Dette tilsier at kommunen bør bevilge 23,6 millioner kroner til vedlikehold årlig for å unngå ytterligere forfall i kommunal bygningsmasse som er nødvendig å benytte til tjenesteproduksjon.
  I 2022 ble det omsatt vedlikehold for 91 kroner per m². Basert på gjennomført tilstandsanalyse, samt underbudsjettering av vedlikeholdet i ettertid, er gjeldende vedlikeholdsetterslep nå anslått til å utgjøre cirka 360 millioner kroner. Dette medfører at det i kommende budsjettprosesser fortsatt blir nødvendig å fremme ekstraordinære driftstiltak for øremerking av vedlikeholdsmidler til kostbare kritiske vedlikeholdstiltak, eksempelvis omlegging av tak med omfattende taklekkasjer over tid.
  Tilsvarende vil gjelde for tekniske anlegg som for lengst har passert forventet levetid. Tiltakene er nødvendige for å unngå at bygg må stenges som følge av risiko knyttet til HMS, herunder fukt- og råteskader som utvikler seg videre inn i bygningene over tid. Oppsummert er det nå særdeles stor risiko for at større oppdukkende og kritiske behov kan medføre at bygg blir stengt i mangelen av vedlikeholdsmidler.
  For å kunne opprettholde virksomhet i eksisterende bygningsmasse er det nå avgjørende at vedlikeholdsbudsjettet blir styrket.
• Festeavtalen for Prestegårdsjordet med Opplysningsvesenets fond (OVF) utgjør fortsatt en potensiell økonomisk utfordring da det er uavklart om og når festeavtalen vil bli regulert med virkning fra 2017. Gjeldende årlig festeavgift utgjør 2,5 millioner kroner, og OVF har meddelt at de vil kreve avsavnsrente med virkning fra 1. januar 2017 når regulering er gjennomført.

Personalstabens opplever disse utfordringene:

• 2022 var staben preget av underbemanning gjennom hele av året på grunn av vakant rådgiverstilling fra januar til august og igjen fra september til februar 2023. Dette har medført noe forsinkelse på planlagt revisjonsarbeid med eksisterende rutiner. Vi har de senere årene produsert mange nye retningslinjer og prosedyrer og nå er tiden inne for å kvalitetssikre oppdatering på disse samt sørge for at alt er godt implementert i organisasjonen.
  Vi fortsetter å holde interne kurs for ledere på bestilling samt utvikle flere e-læringskurs for ledere og ansatte.
• Vi har klart å utvikle dag 5 i kommunens lederutviklingsprogram i 2022. Målet var å rulle ut dag 5 fortløpende fra andre halvår 2022 og pr februar 2023 gjenstår kun PRO og deler av skole/utdanning. Vi regner med å være gjennom alle ledergruppene før sommerferien
• Ettersom vi har vært underbemannet gjennom nærmest hele 2022 har vi ikke satt i gang nytt kull til lederutviklingsprogrammet, kull 7, som var planlagt med oppstart høsten 2022.

Økonomistaben opplever disse utfordringene:

• Økonomistaben har av naturlige årsaker hatt en del turnover. Rekruttering av nye medarbeidere med riktig kompetanse har vært vanskelig. Det er arbeidssøkers marked, og det er vanskelig å konkurrere på lønn uten å komme i ubalanse med øvrige medarbeidere.
  Ved utgangen av 2022 var det fire stillinger under rekruttering, samt at det var to ny medarbeider på vei inn. Vakante stillinger og noe sykefravær har vært, og er, utfordrende. Det å opprettholde tilfredsstillende kvalitet og tidsfrister på alle områder har vært krevende.