Tjenesteområdet «Administrasjon» er et særskilt og vidtfavnende tjenesteområde å beskrive i en virksomhetsplan. KOSTRA-funksjonen (KOSTRA = Kommune-Stat-rapporteringen) «Administrasjon» i en kommune er vesentlig mer omfattende enn de fleste tenker over. Tjenesteområdet forbindes ofte bare med sentraladministrasjonen i kommunen. I tillegg vil det på en del områder bli lagt et budsjett på tjenesteområdet «Administrasjon» som i regnskapet blir omfordelt til de reelle tjenestefunksjonene. Et eksempel kan være budsjettet for lærlinger hvor budsjettet blir lagt på «Administrasjon», men hvor den reelle kostnaden i regnskapet blir ført på de KOSTRA-funksjoner hvor lærlingen får sin kontrakt. Videre har særlig Service- og IKT-staben og Økonomistaben i kommunen betydelige kostnader som etter regelverket må utgiftsføres på «Administrasjon», men hvor det foreligger tjenesteavtaler for utførelse av tjenester overfor kommunens selskaper, interkommunale selskaper og andre, og som gir vesentlige inntekter til dekning av kostnadene. Tjenesteområdet «Administrasjon» er gruppert på funksjoner med tilhørende tjenester som vist i tabell og tekst under, med budsjett- og regnskapstall i 1.000 kroner.

Tabell: Funksjoner innenfor tjenesteområdet administrasjon med regnskapstall og budsjettall 

Funksjon 120 Administrasjon inneholder tjenestene:

• Administrativ ledelse – rådmann, assisterende rådmann, sektorsjefer, stabssjefer, enhetsledere, avdelingsledere. Fordeling av andel lederstilling: Dersom en administrativ leder på funksjon 120 yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 % av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttetjenester: Stabs-/støttetjenester knyttet til planlegging, styring og ledelse av hele kommunen. Dette omfatter blant annet alle oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning (HR), kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn og deler av næringsutviklingsarbeidet.
• Fellestjenester: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning og beredskap.
• Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen inneholder tjenestene:

• Utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg. Deler av opprinnelig budsjett henføres til riktig tjenesteområde i regnskapet.

Funksjon 130 Administrasjonslokaler inneholder tjenestene:

• Utgifter til drift og vedlikehold av administrasjonslokaler. Dette budsjetteres på funksjon 190 interne servicefunksjoner og henføres i regnskapet til aktuelle tjenesteområder i løpet av året (internhusleiemodellen).

Felles for de administrative tjenestene er at målgruppene i hovedsak er organisasjonsinterne. De administrative tjenestene skal støtte og legge til rette for tjenesteproduksjonen som utøves i sektorene overfor kommunens innbyggere slik at tjenesteproduksjonens mål nås (se øvrige tjenesteområder).

Tjenesteområdet, som består av økonomi- og personalforvaltning, informasjons- og kommunikasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, eiendomsforvaltning, utvikling av lokalsamfunn, næringsutvikling og en rekke koordinatorfunksjoner (i hovedsak funksjoner lagt til stabene) må forholde seg til et omfattende sett av både generelle lover og kommunespesifikke lover, forskrifter på de enkelte fagområder, avtaler mv. I kommunens delegasjonsreglement framgår det hva som er delegert av myndighet til rådmannen.

Alt av kommunalt planverk ligger til grunn for de administrative tjenester/støttetjenester som utføres – dette er:

• Kommuneplanen med samfunnsdel og arealdel
• De strategiske planene på samfunnsområdene
• Handlings- og økonomiplanen med virksomhetsplan og årsbudsjett (denne planen).

På grunnlag av langsiktige strategiske mål (i kommuneplan, i strategiske planer) og arbeidsmålene for 2018 på de øvrige tjenesteområdene i kommunen, er det satt arbeidsmål for tjenesteområdet «Administrasjon» for 2018. Målene for tjenesteproduksjonen for 2018 er vist som indikatorer for forhold som vi vurderer som vesentlige for de administrative tjenestene. Indikatorene gjør det mulig å følge utvikling over tid og viser om kortsiktige (1 år) og langsiktige (flere år) mål nås.

Tjenestene innen tjenesteområdet «Administrasjon» (se kapitlet «Funksjoner og tjenester innenfor tjenesteområdet» over) produseres særlig i stabene:

Økonomistaben

Økonomistaben består av enhetene økonomirådgivning, regnskap, lønn og skatt/innfordring, som ledes av hver sin enhetsleder. I tillegg har staben to innkjøpsrådgivere, to rådgivere knyttet til systemdrift av Agresso (økonomisystem) og GAT (turnus- og ressursstyringssystem) og en controller. Staben har det direkte ansvaret for kommunens egne økononomifunksjoner, kommunens skatteregnskap og økonomifunksjonene for tre stiftelser. I tillegg involveres staben i andre forhold/saker av økonomisk karakter og internkontroll.

I tillegg yter staben økonomitjenester gjennom Agresso til følgende virksomheter med kommunalt eierskap, basert på inntektsgivende tjenesteavtaler:

• Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS
• Sør-Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS
• SØIR Husholdning AS
• SØIR Næring AS
• Labpartner AS
• Elverum kirkelige fellesråd
• Elverum kommunale pensjonskasse
• Terningen Arena Idrett og Kultur AS
• Terningen Arena Idrett og Kultur Drift AS

Målet med leveranse av tjenester til denne næringsvirksomheten hvor kommunen selv er en betydelig eier, er todelt. For det første sikrer vi virksomhetene rimelige tjenesteleveranser gjennom stordriftsfordeler og et tilnærmet selvkostprinsipp i tjenesteavtalene. For det andre bygger vi et større og mer kompetanserikt fellesskap innenfor økonomiområdet, og blir selv ut fra størrelse innenfor økonomistaben mindre sårbare ved ferie og fravær. 

Personalstaben

Personalstaben produserer støttetjenester på to hovedområder: Vi ivaretar og videreutvikler den overordnede arbeidsgiverstrategien, og vi er en faglig støtte for kommunens ledere på personalfunksjonene. Personalstaben bidrar til oppfølging og videreutvikling av organisasjonen. Det innebærer at vi skal:

• utarbeide, oppdatere og følge opp kommunens system for personalforvaltning. I dette ligger alle reglementer og prosedyrer fra ansettelse til opphør av arbeidsforhold. Det omfatter også oppfølging og tilrettelegging av IA-arbeid og sykefraværsoppfølging. Alle slike dokumenter skal være digitalt tilgjengelige via kommunens kvalitetssystem på intranett. Staben leder og følger opp forhandlinger om ansattes lønns- og arbeidsvilkår.
• drive organisasjons – og ledelsesutvikling. Dette skjer gjennom ulike kompetansehevende tiltak, både individuelt og i grupper.
• bidra med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosessene i tjenesteproduksjonen.
• være administrativt ansvarlig for tillitsvalgtordningen, vernetjenesten og lærlingeordningen.

Staben har totalt 8 medarbeidere.

Service- og IKT-staben

Service- og IKT staben er ansvarlig for og driver intern og ekstern tjenesteproduksjonen organisert i følgende enheter:

• IKT-drift og utvikling, som også drifter/leverer tjenester til kommunale og interkommunale selskaper.
• Kommunikasjon og service.
• Digitalt dokumentsenter (fellesarkiv).
• Boligsosialt team, er beskrevet under tjenesteområdet «Sosial tjenestebistand».
• Felles prosjekter som: «Bolig for alle», «Velferdsteknologi», Beredskaps- og Kommune-ROS (risiko- og sårbarhetsanalyse).

Staben disponerer totalt 26 årsverk.

Eiendomsstaben

Eiendomsstabens tjenesteproduksjon foregår i regi av enhetene

• Utleie
• Vedlikehold
• Drift
• Renhold
• Byggeprosjekter

Hver enhet har sin enhetsleder, under samlet ledelse av eiendomssjef. Tjenesteproduksjonen er særlig å:

• forvalte kommunens eiendomsportefølje med tilhørende FDV-dokumentasjon (FDV = forvaltning, drift, vedlikehold). Det innebærer å ivareta kommunens eierinteresser og forpliktelser, herunder verdibevaring, forsikring av kommunal eiendom, innleie- og festeavtaler samt forvaltning av interne og eksterne utleieavtaler.
• synliggjøre eiendomskostnader relatert til tjenesteproduksjon (internhusleiemodellen).
• gjennomføre og styrke tilstandsbasert vedlikehold av eiendomsmassen for å redusere etterslep.
• gjennomføre forsvarlig og kostnadseffektivt renhold og løpende drift.
• bidra til energiøkonomisering i byggene gjennom fysiske og organisatoriske tiltak.
• utføre saksbehandling i henhold til lovverk knyttet til enhetenes ansvarsområder.
• gjennomføre investeringsprosjekter i henhold til årsplan med fokus på bærekraftige kvaliteter, framdrift og økonomi.
• avhende overflødig eiendom, bygg og anlegg (EBA) i henhold til vedtak, samt erverve eiendom i henhold til gjeldende reguleringsplaner.

Staben disponerer totalt 93 årsverk.

Utviklingsarbeid i Økonomistaben i 2018:

Økonomisystemet ble oppgradert i slutten av 2015 og det har gjennom 2016 og 2017 blitt tatt i bruk mye ny funksjonalitet. Dette arbeidet fortsetter i 2018:

• Kommunens økonomisystem med tilhørende forsystemer må videreutvikles for å imøtekomme sentrale myndigheters forventninger om økt digitalisering og effektivisering i offentlig sektor. Det er meldt inn et behov for midler til anskaffelser av moduler/lisenser og konsulenttimer i dette arbeidet (eget tiltak i investeringsbudsjettet). Eksempler på moduler/områder det vil settes fokus på er e-handel, timeregistrering, automatisering av filtransport til/fra økonomisystemet, samt HR-området ved å ta i bruk skreddersydde rapportløsninger for lønns- og personaldata.
• Oppgraderingen fører til at en rekke interne prosedyrer og rutiner vil gjennomgås i løpet av 2018 med LEAN-prinsipper som metode, for å forenkle hverdagen hos våre brukere. I kommunens LEAN-arbeid vil det være naturlig å se på forhold mellom stab/støtte og sektorer. Dette vil også innebære en gjennomgang av kommunes økonomireglement med tanke på rolleavklaringer og hensiktsmessige fordeling av ansvar, myndighet og oppgaver. Målet må være ha gode og rasjonelle rutiner og god kvalitet på arbeidet som gjøres.
• Arbeide for økt bruk av EHF-faktura både inn fra leverandører og ut til næringskunder. Samtidig arbeide for økt bruk av e-faktura mot våre privatkunder. Dette gir både intern effektivisering og besparelser i porto for utgående fakturaer.

Utviklingsarbeid i Personalstaben i 2018:

• Arbeidsgiverstrategi: Implementering av arbeidsgiverstrategien skjer blant annet gjennom kommunens lederutviklingsprogram. Det er innført en ny 4. kursdag hvor elementer i arbeidsgiverstrategi og 10-faktor medarbeiderundesøkelsen er tema.
• Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor: Denne ble første gang gjennomført i november 2016. Resultatene fra undersøkelsen er et viktig grunnlag for å utvikle gode arbeidsforhold og gode kommunale tjenester. Det er fra personalstaben planlagt tiltak for å bistå ledere i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen.
• Lederutvikling: Kommunens eget program for lederutvikling er blitt gjennomført for 5. gang i 2017. Ca. 100 ledere har siden november 2015 gjennomført programmet. Vi har til hensikt å kjøre programmet hvert 2. år fremover. I løpet av 2018 er målet å etablere en 5.kursdag hvor verktøy, prinsipper og filosofi knyttet til kontinuerlig forbedring (LEAN-konseptet) er tema.
• Tilsetting/rekruttering. Vi har startet arbeidet med å revidere og videreutvikle våre rutiner for tilsetting og rekruttering. Hensikten er å dyktigjøre kommunens ledere med å få rett person på rett plass.
• «Ned med sykefraværet»: Elverum kommune er deltager i en større satsing i regi av KS sammen med 32 andre kommuner, der målet er et redusert sykefravær innenfor de sektorer hvor dette er høyest. I denne satsingen blir ledere og ansatte presentert for et nytt verktøy, «dialogduken». Denne måten å tenke nærvær på setter i stor grad fokus på ledelse, involvering og medarbeiderskap. Sistnevnte temaer er sammenfallende med vårt fokus i arbeidsgiverstrategien, kommunens lederutviklingsprogram og det som måles i 10-faktor medarbeiderundersøkelsen.
• Rutiner for lønnsfastsettelse: Vi har satt ned en arbeidsgruppe som skal lage rutiner/veilder for ledere vedrørende lønnsfastsettelse. Denne skal forklare hvordan lønn i Elverum kommune fastsettes ved tilsetting, samt hvordan denne reguleres og hvorfor det er slik. Hensikten er å få lik praksis rundt lønnsfastsettelse, og skape bedre forståelse for hvordan lønn fastsettes og reguleres i kommual sektor.

Utviklingsarbeid i Service- og IKT staben i 2018:

• Kommunen skal realisere et digitalt førstevalg (ref Norge.no), det vil si at den primære kommunikasjonskanalen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv/det offentlige skal være digital.
• Digitale tjenester må etableres på en felles robust og sikker plattform med moderne verktøy og støtte i tjenesteproduksjonen.
• Felles arkivkjerne – sak/arkiv + fagsystemer
• Oppgradering til office2016 Exchange – migrering av domene – skytjenester
• Gode kommunikasjonskanaler i digitale flater, sosiale medier, nettsider, eDialog
• Min Eiendom – tilgjengelig gjøre dokumenter til innbyggerne – selvbetjening
• Kvalitetssystem – behandling av store mengder personopplysninger krever at kommunen har system for internkontroll og personvernombud/personvern rådgiver med spesialkompetanse i informasjonssikkerhet.
• En digital kommune krever høyhastighetsbredbånd i hele kommunen. Det må settes fart i utbygging i samarbeid med leverandører og innbyggerne.

Utviklingsarbeid i Eiendomsstaben i 2018

• I samsvar med planverk vil utviklingsarbeid i 2018 innenfor eiendomsfunksjonene i særlig grad være å: 

• utarbeide og revidere avfallsplaner.
• utarbeide handlingsplan for å trappe opp vedlikeholdsrammen for å hente inn etterslep på bygningsvedlikehold. Dette skal bidra til at bygg ikke blir stengt og at behovet for rehabiliteringsprosjekter elimineres.
• utrede helsesenteret (helsestasjon) som mulig bygg for samlokalisering av Enhet for drift med tilhørende effektivisering av ressursbruk.
• kontrahere rammeavtale for renholdstjenester for å sikre daglig drift ved fravær og behov utover gjeldende renholdsplan.
• videreføre fokuset på økt bruk av tre i kommunens byggeprosjekter, jfr. kompetanseprogrammet for økt bruk av tre (Fylkesmannen i Hedmark og Oppland).
• videreføre det kontinuerlige forbedringsarbeidet med LEAN-konseptet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt i staben og mellom sektorene i kommunen.
• etablere en enhetlig og felles prosjektstrategi med tilhørende webhotelløsning (prosjektportalen).
• videreføre fokuset på innovative anskaffelser – koordinert med NHOs leverandørutviklings-program og ERNU (ElverumRegion Næringsutvikling AS)
• følge opp ZEN-ambisjonen (Zero emission Neighbourhood) for ny bydel i Ydalir i samarbeid med Elverum tomteselskap – fokus på bygging av skole og barnehage.