Tjenesteområdet «Administrasjon» er et særskilt og vidtfavnende tjenesteområde å beskrive i en virksomhetsplan. KOSTRA-funksjonen (KOSTRA = Kommune-Stat-rapporteringen) «Administrasjon» i en kommune er derfor omfattende. Tjenesteområdet forbindes ofte bare med sentraladministrasjonen i kommunen, men funksjonen er tverrsektoriell ettersom den inneholder administrativ ledelse, andel av lederstillinger, stab/støttefunksjoner, fellesfunksjoner og fellesutgifter for hele kommunen. Tjenesteområdet «Administrasjon» er gruppert på funksjoner med tilhørende tjenester som vist i tabell og tekst under, med budsjett- og regnskapstall.

Tabell: Funksjoner innenfor tjenesteområdet administrasjon med regnskapstall og budsjettall (1.000 kroner).

Funksjon 120 Administrasjon inneholder tjenestene:

• Administrativ ledelse – rådmann, assisterende rådmann, sektorsjefer, stabssjefer, enhetsledere, avdelingsledere. Fordeling av andel lederstilling: Dersom en administrativ leder på funksjon 120 yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 prosent av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttetjenester: Stabs-/støttetjenester knyttet til planlegging, styring og ledelse av hele kommunen. Dette omfatter blant annet alle oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning (HR), kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn og deler av næringsutviklingsarbeidet.
• Fellestjenester: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning, personvern/-sikkerhet, internkontroll og beredskap.
• Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen inneholder tjenestene:

• Utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg.

Funksjon 130 Administrasjonslokaler inneholder tjenestene:

• Utgifter til drift og vedlikehold av administrasjonslokaler.

Felles for de administrative tjenestene er at målgruppene i hovedsak er organisasjonsinterne. De administrative tjenestene skal støtte og legge til rette for tjenesteproduksjonen som utøves i sektorene overfor kommunens innbyggere slik at tjenesteproduksjonens mål nås (se øvrige tjenesteområder).

Tjenesteområdet, som består av økonomi- og personalforvaltning, informasjons- og kommunikasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, eiendomsforvaltning, utvikling av lokalsamfunn og en rekke koordinatorfunksjoner (i hovedsak funksjoner lagt til stabene) må forholde seg til et omfattende sett av både generelle lover og kommunespesifikke lover, forskrifter på de enkelte fagområder, avtaler mv. I kommunens delegasjonsreglement framgår det hva som er delegert av myndighet til rådmannen.

Alt av kommunalt planverk ligger til grunn for de administrative tjenester/støttetjenester som utføres – dette er særlig:

• Kommuneplanen med samfunnsdel og arealdel.
• De strategiske planene på samfunnsområdene.
• Handlings- og økonomiplanen med virksomhetsplan og årsbudsjett (denne planen).

På grunnlag av langsiktige strategiske mål (i kommuneplan, i strategiske planer) og arbeidsmålene for 2019 på de øvrige tjenesteområdene i kommunen, er det satt arbeidsmål for tjenesteområdet «Administrasjon» for 2019. Målene for tjenesteproduksjonen for 2019 er vist som indikatorer for forhold som vurderes som vesentlige for de administrative tjenestene. Indikatorene gjør det mulig å følge utvikling over tid og viser om kortsiktige (1 år) og langsiktige (flere år) mål nås.

Tjenestene innen tjenesteområdet «Administrasjon» (se kapitlet «Funksjoner og tjenester innenfor tjenesteområdet» over) produseres særlig i stabene:

Økonomistaben

Økonomistaben består av enhetene økonomirådgivning, regnskap, lønn og skatt/innfordring, som ledes av hver sin enhetsleder. I tillegg har staben en innkjøpsrådgiver, to rådgivere knyttet til systemdrift av Agresso (økonomisystem) og GAT (turnus- og ressursstyringssystem) og en controller. Staben har det direkte ansvaret for kommunens egne økonomifunksjoner, kommunens skatteregnskap og økonomifunksjonene for tre stiftelser. I tillegg involveres staben i andre forhold/saker av økonomisk karakter og internkontroll.

I tillegg yter staben økonomitjenester gjennom Agresso til følgende virksomheter med kommunalt eierskap, basert på inntektsgivende tjenesteavtaler:

• Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS.
• Sør-Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS.
•  SØIR Husholdning AS inkludert SØIR Næring AS og Labpartner AS.
• Elverum kirkelige fellesråd.
• Elverum kommunale pensjonskasse.
• Terningen Arena Idrett og Kultur AS.
• Terningen Arena Idrett og Kultur Drift AS.
• Elverum Energi AS.

Målet med leveranse av tjenester til denne næringsvirksomheten hvor kommunen selv er en betydelig eier, er todelt. For det første sikre virksomhetene rimelige tjenesteleveranser gjennom stordriftsfordeler og et tilnærmet selvkostprinsipp i tjenesteavtalene. For det andre bygger vi et større og mer kompetanserikt fellesskap innenfor økonomiområdet, og blir selv ut fra størrelse innenfor økonomistaben mindre sårbare ved ferie og fravær. 

Økonomistaben har totalt 27 medarbeidere.

 Personalstaben

Personalstaben produserer støttetjenester på to hovedområder: Staben ivaretar og videreutvikler den overordnede arbeidsgiverstrategien og er en faglig støtte for kommunens ledere på personalfunksjonene.  

Personalstaben bidrar til oppfølging og videreutvikling av organisasjonen. Det innebærer å:

• utarbeide, oppdatere og følge opp kommunens system for personalforvaltning. I dette ligger alle reglementer og prosedyrer fra ansettelse til opphør av arbeidsforhold. Det omfatter også oppfølging og tilrettelegging av IA-arbeid og sykefraværsoppfølging. Alle slike dokumenter skal være digitalt tilgjengelige via kommunens kvalitetssystem på intranett. Staben leder og følger opp forhandlinger om ansattes lønns- og arbeidsvilkår.
• drive organisasjons – og ledelsesutvikling. Dette skjer gjennom ulike kompetansehevende tiltak, både individuelt og i grupper.
• bidra med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosessene i tjenesteproduksjonen.
• være administrativt ansvarlig for tillitsvalgtordningen, vernetjenesten og lærlingeordningen. 

Personalstaben har totalt 7 medarbeidere.

 Service- og IKT-staben

Service- og IKT staben er ansvarlig for og driver intern og ekstern tjenesteproduksjonen organisert i følgende enheter:

• IKT-drift og utvikling, som også drifter/leverer tjenester til kommunale og interkommunale selskaper.
• Kommunikasjon og service.
• Digitalt dokumentsenter (fellesarkiv).
• Boligsosialt team
• Felles prosjekter som: «Bolig for alle», «Velferdsteknologi», Beredskaps- og Kommune-ROS (risiko- og sårbarhetsanalyse).
• Personvernombud som ivaretar kommunens plikter og innbyggerens rettigheter vedrørende innsamling og behandling av personopplysninger. 

Staben disponerer totalt 26,3 årsverk med et samlet relativt høyt kompetansenivå, både når det gjelder formal- og realkompetanse.

Eiendomsstaben

Eiendomsstabens tjenesteproduksjon foregår i regi av enhetene

• Utleie.
• Vedlikehold.
• Drift.
• Renhold.
• Byggeprosjekter.

Hver enhet har sin enhetsleder, under samlet ledelse av eiendomssjef. Tjenesteproduksjonen er særlig å:

• forvalte kommunens eiendomsportefølje med tilhørende FDV-dokumentasjon (FDV = forvaltning, drift, vedlikehold). Det innebærer å ivareta kommunens eierinteresser og forpliktelser, herunder verdibevaring, forsikring av kommunal eiendom, innleie- og festeavtaler samt forvaltning av interne og eksterne utleieavtaler.
• synliggjøre eiendomskostnader relatert til tjenesteproduksjon (internhusleiemodellen).
• gjennomføre og styrke tilstandsbasert vedlikehold av eiendomsmassen for å redusere etterslep.
• gjennomføre forsvarlig og kostnadseffektivt renhold og løpende drift.
• bidra til energiøkonomisering i byggene gjennom fysiske og organisatoriske tiltak.
• utføre saksbehandling i henhold til lovverk knyttet til enhetenes ansvarsområder.
• gjennomføre investeringsprosjekter i henhold til årsplan med fokus på bærekraftige kvaliteter, framdrift og økonomi.
• avhende overflødig eiendom, bygg og anlegg (EBA) i henhold til vedtak, samt erverve eiendom i henhold til gjeldende reguleringsplaner.

Staben disponerer totalt 93 årsverk med et samlet relativt høyt kompetansenivå, både når det gjelder formal- og realkompetanse

Utviklingsarbeid i Økonomistaben i 2019

• Etablering er egeninkasso av kommunale krav vil kreve mye ressurser i 2019. Målet er å ha innfordringssystem, rutiner, prosedyrer mv på plass i løpet av 2019 slik at alle krav innfordres av kommunen selv.
• Økonomisystemet ble oppgradert i slutten av 2015 og det har blitt tatt i bruk mye ny funksjonalitet. Dette arbeidet fortsetter i 2019. Kommunens økonomisystem med tilhørende forsystemer må videreutvikles for å imøtekomme sentrale myndigheters forventninger om økt digitalisering og effektivisering i offentlig sektor. Det er meldt inn et behov for midler til anskaffelser av moduler/lisenser og konsulenttimer i dette arbeidet (eget tiltak i investeringsbudsjettet). Eksempler på moduler/områder det vil settes fokus på er e-handel, timeregistrering, automatisering av filtransport til/fra økonomisystemet, samt HR-området ved å ta i bruk skreddersydde rapportløsninger for lønns- og personaldata.
• Arbeidet med oppgraderingen fører til at en rekke endringer i interne prosedyrer og rutiner gjennomgås med LEAN-prinsipper som metode, for å forenkle hverdagen hos våre brukere og egne medarbeidere. I kommunens LEAN-arbeid er det naturlig å se på forhold mellom stab/støtte og sektorer. Dette innebærer gjennomgang av kommunes økonomireglement med tanke på rolleavklaringer og hensiktsmessige fordeling av ansvar, myndighet og oppgaver. Målet er å ha gode og rasjonelle rutiner og god kvalitet på arbeidet som gjøres.

Utviklingsarbeid i Personalstaben i 2019

• Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor: Denne ble første gang gjennomført i november 2016 og gjennomføres for 2. gang november 2018. Resultatene fra undersøkelsen er et viktig grunnlag for å utvikle gode arbeidsforhold og gode kommunale tjenester.  Det er fra personalstaben planlagt tiltak for å bistå ledere i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen i 2019.
• Lederutvikling: Kommunens eget program for lederutvikling er blitt gjennomført for 5. gang i 2017. Ca. 100 ledere har siden november 2015 gjennomført programmet. Vi har til hensikt å kjøre programmet hvert 2. år fremover. Lederutviklingsprogrammet gjennomføres for 6.gang i 2019.
• Tilsetting/rekruttering. I 2018 er det utarbeidet nye prosedyrer for tilsetting/rekruttering. Disse ble vedtatt i administrasjonsutvalget 24.08.18. Personalstaben vil holde kurs i tilsetting/rekruttering i 2019, samt bistå ledere slik at prosedyrene for tilsettings/rekruttering blir implementert i organisasjonen
• «Ned med sykefraværet»: Elverum kommune er deltager i en større satsing i regi av KS sammen med 32 andre kommuner, der målet er et redusert sykefravær innenfor de sektorer hvor dette er høyest. I denne satsingen blir ledere og ansatte presentert for et nytt verktøy, «dialogduken». Denne måten å tenke nærvær på setter i stor grad fokus på ledelse, involvering og medarbeiderskap. Sistnevnte temaer er sammenfallende med fokus i arbeidsgiverstrategien, kommunens lederutviklingsprogram og det som måles i 10-faktor medarbeiderundersøkelsen. Denne satsingen vil også pågå i 2019.
• Det har i 2018 vært et høyt aktivitetsnivå i personalstaben. I 2019 vil staben ha fokus på å implementere policydokumentene som er revidert og de nye som er utarbeidet, samt gjennomføre de årlige aktivitetene.

Utviklingsarbeid i Service- og IKT staben i 2019

• Kommunen skal realisere et digitalt førstevalg (ref. Norge.no), det vil si at den primære kommunikasjonskanalen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv/det offentlige skal være digital.
• Digitale tjenester må etableres på en felles robust og sikker plattform med moderne verktøy og støtte i tjenesteproduksjonen.
• NOARK 5 godkjent arkivkjerne i alle sak/arkiv systemer og fagsystemer.
• Fastsatte rutiner med godkjente prosesser for uttrekk og avlevering til depot for digital lagring i henhold til arkivloven.
• Gode kommunikasjonskanaler i digitale flater, sosiale medier, nettsider, eDialog.
• Min Eiendom – tilgjengelig gjøre dokumenter til innbyggerne – selvbetjening med alt av opplysninger rundt egen eiendom, oversikt over kommunale utgifter på eiendommen, etc.  Skannet byggesaksarkiv skal vaskes før det kan åpnes for innsyn.
• Kvalitetssystemet m/avvikshåndtering skal implementeres i løpet av 2019.
• Kontinuerlig utvikling av system for internkontroll som sikrer at kommunen følger de grunnleggende personvernprinsippene i henhold til personopplysningsloven, (kommunens plikter og den registrertes rettigheter).
• En digital kommune krever høyhastighetsbredbånd i hele kommunen. I samarbeid med ildsjeler på bygdene skal staben aktivt bidra med søknader om tilskudd både hos fylket og de statlige ordningene. Følge opp de utbyggingsprosjektene som er i gang med god informasjon og kommunikasjon til innbyggerne.
• 3 store utbyggingsprosjekter som skal stå ferdig i løpet av 2019 og vil kreve mye og nye utfordringer for IKT-drift vedrørende løsninger innen nettverksinfrastruktur, nye digitale tjenester til ansatte og brukere (velferdsteknologi), etc.

Utviklingsarbeid i Eiendomsstaben i 2019

I samsvar med planverk vil utviklingsarbeid i 2019 innenfor eiendomsfunksjonene i særlig grad være å:

• Implementere nye avfallsplaner.
• Øke brukernes medvirkning/tilrettelegging for å sikre effektiv utførelse av renholdet.
• Utarbeide handlingsplan for å trappe opp vedlikeholdsrammen for å hente inn etterslep på bygningsvedlikehold. Dette skal bidra til at bygg ikke blir stengt og at behovet for rehabiliteringsprosjekter elimineres.
• Utrede etterbruk av helsesenteret (helsestasjon) som ligger i et strategisk helseområde mellom Helsehuset og Jotunhaugen/Jotuntoppen.
• Sluttføre implementering og oppdatering av investeringsmodulen.
• Videreføre fokuset på økt bruk av tre i kommunens byggeprosjekter, jfr. kompetanseprogrammet for økt bruk av tre (Fylkesmannen i Hedmark og Oppland).
• Videreføre det kontinuerlige forbedringsarbeidet med LEAN-konseptet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt i staben og mellom sektorene i kommunen.
• Etablere en enhetlig og felles prosjektstrategi med tilhørende webhotelløsning (prosjektportalen).
• Videreføre fokuset på innovative anskaffelser – koordinert med NHOs leverandørutviklings-program og ERNU (ElverumRegion Næringsutvikling AS).
• Følge opp ZEN-ambisjonen (Zero Emission Neighbourhood) for ny bydel i Ydalir i samarbeid med Elverum tomteselskap – fokus på bygging av skole og barnehage.