Tjenesteområdet «Administrasjon» er et særskilt og vidtfavnende tjenesteområde å beskrive i en virksomhetsplan. KOSTRA-funksjonen (KOSTRA = Kommune-Stat-rapporteringen) Administrasjon i en kommune er derfor omfattende. Tjenesteområdet forbindes ofte bare med sentraladministrasjonen i kommunen, men funksjonen er tverrsektoriell ettersom den inneholder administrativ ledelse, andel av lederstillinger, stab/støttefunksjoner, fellesfunksjoner og fellesutgifter for hele kommunen. Tjenesteområdet «Administrasjon» er gruppert på funksjoner som vist i tabell og tekst under, med budsjett- og regnskapstall.

Tabell: Funksjoner innenfor tjenesteområdet administrasjon med regnskapstall 2018, revidert budsjett 2019 og budsjett 2020 (1.000 kroner).

Funksjon 120 Administrasjon inneholder tjenestene:

• Administrativ ledelse – rådmann, assisterende rådmann, sektorsjefer, stabssjefer, enhetsledere, avdelingsledere. Fordeling av andel lederstilling: Dersom en administrativ leder på funksjon 120 yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, og dette utgjør 20 prosent av stillingen eller mer, skal denne andelen henføres til det aktuelle tjenesteområdet i regnskapet.
• Stab/støttetjenester: Stab/støttetjenester knyttet til planlegging, styring og ledelse av hele kommunen. Dette omfatter blant annet alle oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning (HR), kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn og deler av næringsutviklingsarbeidet.
• Fellestjenester: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning, personvern/-sikkerhet, internkontroll og beredskap.
• Fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen inneholder tjenestene:

• Utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom, bl.a. eiendomsforvaltning, eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og skatter og avgifter knyttet til bygg.

Funksjon 130 Administrasjonslokaler inneholder tjenestene:

• Utgifter til drift og vedlikehold av administrasjonslokaler.

Felles for de administrative tjenestene er at målgruppene i hovedsak er organisasjonsinterne. De administrative tjenestene skal støtte og legge til rette for tjenesteproduksjonen som utøves i sektorene overfor kommunens innbyggere slik at tjenesteproduksjonens mål nås (se øvrige tjenesteområder).

Tjenesteområdet, som består av økonomi- og personalforvaltning, informasjons- og kommunikasjonsarbeid, IKT-drift og utvikling, eiendomsforvaltning, utvikling av lokalsamfunn og en rekke koordinatorfunksjoner (i hovedsak funksjoner lagt til stabene) må forholde seg til et omfattende sett av både generelle lover og kommunespesifikke lover, forskrifter på de enkelte fagområder, avtaler mv. I kommunens delegeringsreglement framgår det hva som er delegert av myndighet til rådmannen.

I sum ser en av tabell over at Elverum kommune planlegger å anvender i størrelsesorden 107 millioner kroner (inklusiv avskrivninger) i 2020 til det som er klassifisert som administrative formål (se funksjonsbeskrivelsen over). Dette er i størrelsesorden 7% av kommunens samlede årlige omsetning. Elverum kommunes andel av årlig ressursanvendelse til administrasjon sammenliknet sammenliknbare kommuner (KOSTRA-gruppe 13 m.fl.) og nabokommuner viser følgende (2018):

Alt av kommunalt planverk ligger til grunn for de administrative tjenester/støttetjenester som utføres – dette er særlig:

• Kommuneplanen med samfunnsdel og arealdel.
• De strategiske planene på samfunnsområdene.
• Handlings- og økonomiplanen med virksomhetsplan og årsbudsjett (denne planen).

På grunnlag av langsiktige strategiske mål (i kommuneplan, i strategiske planer) og arbeidsmålene for 2020 på de øvrige tjenesteområdene i kommunen, er det satt arbeidsmål for tjenesteområdet «Administrasjon» for 2020. Målene for tjenesteproduksjonen for 2020 er vist som indikatorer for forhold som vurderes som vesentlige for de administrative tjenestene. Indikatorene gjør det mulig å følge utvikling over tid og viser om kortsiktige (1 år) og langsiktige (flere år) mål nås. Resultater fra tidligere år kan leses i kommunens årsmeldinger.

Tjenestene innen tjenesteområdet Administrasjon (se kapitlet «Funksjoner og tjenester innenfor tjenesteområdet» over) produseres særlig i stabene i Elverum kommune – se omtale under.

Økonomistaben

Økonomistaben er organisert med enhetene:

• Økonomirådgivning.
• Regnskap.
• Lønn.
• Skatt/innfordring (Skatteoppkreverfunksjonen overføres til skatteetaten juni 2020),

… som ledes av hver sin enhetsleder. I tillegg har staben en innkjøpsrådgiver, to rådgivere knyttet til systemdrift av Agresso (økonomisystem) og GAT (turnus- og ressursstyringssystem) og en Controller. Økonomistaben har det direkte ansvaret for kommunens egne økonomifunksjoner, kommunens skatteregnskap og økonomifunksjonene for tre stiftelser. I tillegg involveres staben i andre forhold/saker av økonomisk karakter og internkontroll.

I tillegg yter staben økonomitjenester gjennom økonomistyringssystemet til følgende virksomheter med kommunalt eierskap, basert på inntektsgivende tjenesteavtaler:

• Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS.
• Sør-Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS.
• SØIR Husholdning AS inkludert SØIR Næring AS.
• Elverum kirkelige fellesråd.
• Elverum kommunale pensjonskasse.
• Terningen Arena Idrett og Kultur AS.
• Terningen Arena Idrett og Kultur Drift AS.
• Elverum Energi AS.

Målet med leveranse av tjenester til denne næringsvirksomheten hvor kommunen selv er en betydelig eier, er todelt. For det første sikre virksomhetene rimelige tjenesteleveranser gjennom stordriftsfordeler og et tilnærmet selvkostprinsipp i tjenesteavtalene. For det andre å bygge et større og mer kompetanserikt fellesskap innenfor økonomiområdet, og ut fra størrelse innenfor økonomistaben bli mindre sårbare ved ferie og fravær. 

Økonomistaben har totalt 27 årsverk per høsten 2019.

Personalstaben

Personalstaben produserer støttetjenester på to hovedområder: Staben ivaretar og videreutvikler den overordnede arbeidsgiverstrategien og er en faglig støtte for kommunens ledere på personalfunksjonene.

Personalstaben bidrar til oppfølging og videreutvikling av organisasjonen. Det innebærer å:

• utarbeide, oppdatere og følge opp kommunens system for personalforvaltning. I dette ligger alle reglementer og prosedyrer fra ansettelse til opphør av arbeidsforhold. Det omfatter også oppfølging og tilrettelegging av IA-arbeid og sykefraværsoppfølging. Alle slike dokumenter skal være digitalt tilgjengelige via kommunens kvalitetssystem på intranett. Staben leder og følger opp forhandlinger om ansattes lønns- og arbeidsvilkår.
• drive organisasjons – og ledelsesutvikling. Dette skjer gjennom ulike kompetansehevende tiltak, både individuelt og i grupper.
• bidra med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosessene i tjenesteproduksjonen.
• være administrativt ansvarlig for tillitsvalgtordningen, vernetjenesten og lærlingeordningen.

Personalstaben har totalt 7 årsverk per høsten 2019.

Service- og IKT-staben

Service- og IKT staben er ansvarlig for og driver intern og ekstern tjenesteproduksjonen organisert i følgende enheter:

• IKT-drift og utvikling, som drifter/leverer tjenester til kommunale og interkommunale selskaper.
• Kommunikasjon og service.
• Arkiv- og digitalt dokumentasjonssenter
• Boligsosialt team
• Felles prosjekter som: «Bolig for alle» og «Velferdsteknologi».
• Personvernombud som ivaretar kommunens plikter og innbyggerens rettigheter vedrørende innsamling og behandling av personopplysninger.

Staben disponerer totalt 26 årsverk per høsten 2019.

Eiendomsstaben

Eiendomsstabens tjenesteproduksjon foregår i regi av enhetene:

• Utleie.
• Vedlikehold.
• Drift.
• Renhold.
• Byggeprosjekter.

Hver enhet har sin enhetsleder, under samlet ledelse av eiendomssjef. Tjenesteproduksjonen er særlig å:

• forvalte kommunens eiendomsportefølje med tilhørende FDV-dokumentasjon (FDV = forvaltning, drift, vedlikehold). Det innebærer å ivareta kommunens eierinteresser og forpliktelser, herunder verdibevaring, forsikring av kommunal eiendom, innleie- og festeavtaler samt forvaltning av interne og eksterne utleieavtaler.
• synliggjøre eiendomskostnader relatert til tjenesteproduksjon (internhusleiemodellen).
• gjennomføre og styrke tilstandsbasert vedlikehold av eiendomsmassen for å redusere etterslep.
• gjennomføre forsvarlig og kostnadseffektivt renhold og løpende drift.
• bidra til energiøkonomisering i byggene gjennom fysiske og organisatoriske tiltak.
• utføre saksbehandling i henhold til lovverk knyttet til enhetenes ansvarsområder.
• gjennomføre investeringsprosjekter i henhold til årsplan med fokus på bærekraftige kvaliteter, framdrift og økonomi.
• avhende overflødig eiendom, bygg og anlegg (EBA) i henhold til vedtak, samt erverve eiendom i henhold til gjeldende reguleringsplaner.

Staben disponerer totalt 96 årsverk per høsten 2019.

Utviklingsarbeid i Økonomistaben i 2020

• Ta i bruk og utnytte digitale løsninger i større grad hvor målet er å rasjonalisere og forenkle arbeidsprosesser for å redusere kommunens samlede ressursbruk.
• Videreføre arbeidet med oppgraderinger og LEAN-arbeid. Målet er å ha gode og rasjonelle rutiner og god kvalitet på arbeidet som gjøres. I kommunens LEAN-arbeid er det naturlig å se på forhold mellom stab/støtte og sektorer.

Utviklingsarbeid i Personalstaben i 2020

• Tilsetting/rekruttering. I 2018 ble det utarbeidet nye prosedyrer for tilsetting/rekruttering. Disse ble vedtatt i administrasjonsutvalget 24.08.18. Personalstaben har i 2019 holdt kurs i tilsetting/rekruttering, samt bistått ledere slik at prosedyrene for tilsetting/rekruttering blir implementert i organisasjonen. Elverum kommune fikk i 2019 tildelt skjønnsmidler fra fylkesmann som ledd i vårt utviklingsarbeid. En del av disse midlene skal brukes til å sertifisere 2 ansatte til å utføre personlighetsprofil i forbindelse med rekruttering til lederstillinger og nøkkelstillinger i Elverum kommune. Testene skal komplementere rekrutteringsprosessen. En ansettelse vil da vurderes ut ifra flere kilder som strukturert intervju, personlighetstester, evnetester og erfaringsbakgrunn. Dette for å i størst mulig grad sikre rett person på rett plass. I første halvår av 2020 skal vi sikre at vi lærer oss verktøyet og sikre at vi har god nok kompetanse til å tolke resultatene.
• Lederutvikling. I forbindelse med at 2 ansatte skal sertifiseres i å utføre personlighetsprofil, bygget på den såkalte femfaktormodellen innenfor personlighetspsykologi, så ønsker vi å benytte dette verktøyet også innenfor lederutvikling. Hvordan dette skal benyttes innenfor lederutvikling, har vi til hensikt å avklare i løpet av 2020.
• Nærværsarbeid. I kjølvannet av sykefraværsatsingen «Fra fravær til nærvær – hvordan redusere sykefravær i utvalgte sektorer?» og vår deltagelse i «NED med sykefraværet», har vi i 2019 revidert våre rutiner for oppfølging av sykefravær. I 2020 vil vi ha fokus på å implementere rutinene i sektorer og staber, og vi vil ha et særlig fokus på det forebyggende perspektivet.
• HMS. I 2020 vil vi initiere et arbeid for å implementere HMS-utvalg ute i de ulike sektorer og staber i den hensikt å revitalisere arbeid omkring helse, miljø og sikkerhet. I tillegg skal vi revidere våre rutiner knyttet til forebygging og oppfølging av vold og trusler på arbeidsplassen, og bidra til å at disse blir implementert ute på arbeidsplassen i de ulike sektorer og staber.

Utviklingsarbeid i Service- og IKT staben i 2020

• Digitalt førstevalg er et prinsipp som innebærer at forvaltningen så langt som mulig er tilgjengelig på nett. Nettbaserte tjenester skal derfor være hovedregelen for kommunens kommunikasjon med innbyggere, næringsliv og det offentlige.
• Kontinuerlig oppdatering av infrastruktur og driftssystemer for støtte i tjenesteproduksjonen og til utførelse av effektiv drift. Utnytte skybaserte løsninger der dette er hensiktsmessig.
• NOARK 5 godkjent arkivkjerne i alle sak/arkiv systemer og fagsystemer.
• Uttrekk og avlevering til depot for digital lagring skal gjennomføres i henhold til arkivloven og fastsatte rutiner med godkjente prosesser.
• Fortsatt utvikling av gode kommunikasjonskanaler i digitale flater, sosiale medier, nettsider etc. og markedsføre disse.
• Innføre ACOS Møteportal med sikker pålogging for å forbedre og effektivisere samspillet mellom administrasjonen og politikerne.
• Kvalitetssystemets digitale modul for avvikshåndtering skal gi en fortløpende oversikt som viser kommunens håndtering av avvik og oversikt over tiltak som er iverksatt i de ulike sektorene.
• Implementering av styringssystem for forvaltning av IKT-infrastruktur/-utstyr med hensyn på økonomi, levetid, tilstand og lokalisering.
• Opplæringsplan for personvern og informasjonssikkerhet for både ledere og medarbeidere implementeres fullt ut.
• Kontinuerlig utvikling av system for internkontroll som sikrer at kommunen følger de grunnleggende personvernprinsippene i henhold til personopplysningsloven (kommunens plikter og den registrertes rettigheter).
• Prosjekt utbygging av høyhastighetsbredbånd i hele kommunen fortsetter. Staben skal aktivt bidra med søknader om tilskudd både hos fylket og de statlige ordningene, følge opp de utbyggingsprosjektene som er i gang, og sørge for å søke om tilskudd på de gjenværende områdene, slik at kommunen når målet om 100 % dekning. Dette vil kreve behov for mer kommunal finansiering som fremmes i egen sak. Kommunestyret har vedtatt et samarbeid, der kommunene, staten/fylke, utbygger og innbygger samarbeider for å komme i mål innen utgangen av 2022.
• I henhold til vedtatt styringsdokument «Velferdsteknologi i Elverum kommune Overordnet prosjekt 2016-2020», skal Service- og IKT staben bidra aktivt til at fokuset i årene framover bør rettes mot å integrere velferdsteknologiske løsninger som skal bidra til økt mestring, trygghet og kvalitet i tjenesten. For å lykkes med implementering av Velferdsteknologi må kommunen følge nasjonale anbefalinger og legge stor vekt på organiseringen og teknisk drift.

Utviklingsarbeid i Eiendomsstaben i 2020

I samsvar med planverk vil utviklingsarbeid i 2020 innenfor eiendomsfunksjonene i særlig grad være å:

• Sluttføre implementering av nye avfallsplaner.
• Øke brukernes medvirkning/tilrettelegging for å sikre effektiv utførelse av renholdet.
• Utarbeide handlingsplan for å trappe opp vedlikeholdsrammen for å hente inn etterslep på bygningsvedlikehold. Dette skal bidra til at bygg ikke blir stengt og at behovet for rehabiliteringsprosjekter elimineres.
• Utrede etterbruk av helsesenteret (helsestasjon) som ligger i et strategisk helseområde mellom Helsehuset og Jotunhaugen/Jotuntoppen.
• Sluttføre implementering og oppdatering av investeringsmodulen.
• Videreføre fokuset på økt bruk av tre i kommunens byggeprosjekter, jfr. kompetanseprogrammet for økt bruk av tre (Fylkesmannen i Hedmark og Oppland).
• Videreføre det kontinuerlige forbedringsarbeidet med LEAN-konseptet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt i staben og mellom sektorene i kommunen.
• Videreføre fokuset på innovative anskaffelser – koordinert med NHOs leverandørutviklings-program og ERNU (ElverumRegion Næringsutvikling AS).