Gå til innhold

Handlings- og økonomiplan 2021-2024

Administrasjon

Funksjoner og tjenester innenfor tjenesteområdet
Til toppenInnholdsfortegnelse

 

Tall i 1000 kroner Regnskap 2019 Budsjett 2020 Budsjett 2021
Sum tjenesteområde Administrasjon (12) 73 683  95 756  80 539

 

Funksjon 120 Administrasjon inneholder tjenestene

  • administrativ ledelse: ledere som har økonomiske og administrative fullmakter. Ledere på laveste nivå henføres til respektive tjenestefunksjon.
  • stab/støttetjenester: Stab/støttetjenester knyttet til oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet alle oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning (HR), kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn og deler av næringsutviklingsarbeidet.
  • fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingeordning, personvern/-sikkerhet, internkontroll og beredskap.
  • fellesutgifter: Kantine, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen inneholder tjenestene

  • utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom.

Funksjon 130 Administrasjonslokaler inneholder tjenestene

  • utgifter til drift og vedlikehold av administrasjonslokaler.

Målgrupper for tjenestene
Til toppenInnholdsfortegnelse

Felles for de administrative tjenestene er at målgruppene i hovedsak er organisasjonsinterne. De administrative tjenestene skal støtte og legge til rette for tjenesteproduksjonen som utøves i sektorene overfor kommunens innbyggere slik at tjenesteproduksjonens mål nås.

 

Mål for tjenesteproduksjon - målekort 2021
Til toppenInnholdsfortegnelse

 

Indikatorer på tjenestekvalitet Resultat 2019 Mål 2020 Mål 2021
120: Økonomi.  
Økonomiske rapporter gir et korrekt bilde og er levert til avtalte tider – ledere (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Tilfreds med økonomiske analyser og rapporter fra Agresso (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt  4,5 Måles ikke
Opplever Økonomistaben som serviceinnstilt og fleksibel (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Forbehold i revisjonsberetning for kommuneregnskapet. 0 0 0
120: Personal.
Tilfreds med faglige råd i arbeidsgiver- og personalspørsmål (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 5 Måles ikke
Opplever personalstaben som serviceinnstilt og fleksibel (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 5 Måles ikke
 120: Service- og IKT.
Dagens inngående og utgående post, mottatt av Dokumentasjonssenteret før kl 12.00, journalført og lagt ut på postlista samme dag. (Indikator = måloppnåelse innen tidsfrist hverdager) 98 % 98 % 98%
Andel utgående dokumenter ekspedert digitalt 25% 40% 50%
Kommunikasjon og service: Vi skal være førstevalget for informasjon om Elverum kommune, og foretrukket valg uavhengig av kanalvalg – om det er besøk, på telefon eller digitalt (se indikatorer).
Svarprosent inngående samtaler til sentralbord 91% 98 % 93%
Hvor fornøyd er innbyggerne med informasjonen fra kommunen? Brukertilfredshet på nettsiden og sosiale medier måles direkte i kanalene (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Svartid på Facebook – antall minutter innenfor ordinær arbeidstid 15 min 15 min 15 min
120: IKT-drift
Opplever responstid ved kontakt med IKT-brukerstøtte som tilfredsstillende (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,9 Måles ikke
Opplever IKT-drift som serviceinnstilte (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,9 Måles ikke
Oppetid for nettverksinfrastruktur, måles 24/7 (unntatt planlagt nedetid) 99,8% 99,4 % 99,4%
Oppetid for servere, målt i tiden 07.00 – 23.00, 24/7 (unntatt planlagt nedetid) 99,7% 99,4 % 99,4%
Andel husstander med tilbud om høyhastighetsbredbånd i ikke-kommersielle områder i kommunen 57% 70 % 96%
120: Personvern, internkontroll og beredskap.
Ledere har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta personvern og informasjonssikkerhet for brukere, innbyggere og medarbeidere (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,9 4,9
Gjennomføring av   årlig internkontroll skal sikre at kommunen følger de grunnleggende personvernprinsippene i henhold til personopplysningsloven. Ikke målt 100 % 100%
Minimum en skrivebordsøvelse i kommunens kriseledelse per år. 100 % 100 %
Gjennomføre årlige beredskapsdager 100 % 100 %
Årlig oppdatere beredskapsdokumenter – ROS-analyse, beredskapsplaner, tiltakskort 100 % 100 %
121/130: Eiendomsfunksjoner.
Opplevelse av driftsteknikers evne til å løse avtalte oppgaver i henhold til gjeldende driftsplan (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Opplevelse av renholders evne til å løse avtalte oppgaver i henhold til gjeldende renholdsplan (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Opplevelse av oppfølgingen av dine henvendelser til eiendomsstaben (eiendomssjef, enhetsledere, avdelingsledere, teamledere) (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Opplevelse av utførelsen av vedlikehold i henhold til vedtatt vedlikeholdsplan (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Opplevelse av at byggeprosjekt er utført i henhold til inngått oppdragsavtale (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Opplevelse av Eiendomsstabens samlede leveranser (skala fra 1–6, 6 er høyest). Ikke målt 4,5 Måles ikke
Renholdskostnad – kroner per m2 bruttoareal 194 < 205 <200
Økonomi i byggeprosjekter innenfor vedtatte investeringsrammer 93 % 100 % 100 %
Framdrift på byggeprosjekter i henhold til entreprisekontrakter. 93 % 100 % 100 %
Korrigerte brutto driftsutgifter til vedlikeholdsaktiviteter i eiendomsforvaltningen – kroner per m2 70  >170 >170
Samlet arealer for administrasjonslokaler i m2 per innbygger 0,7 < 0,7 <0,7
Reduksjon i energiforbruket i kommunale bygg i forhold til referanseåret 2009-2010, korrigert i henhold til utetemperatur, areal og brukstid. -19 % -21 % -21 %

 

Organisering av arbeidet
Til toppenInnholdsfortegnelse

Tjenestene innen tjenesteområdet Administrasjon produseres særlig i stabene i Elverum kommune – se omtale under.

Økonomistaben

Økonomistaben er organisert med enhetene:

  • økonomirådgivning
  • regnskap og innfordring av kommunale krav
  • lønn

I tillegg har staben en innkjøpsrådgiver, to rådgivere knyttet til systemdrift av Agresso (økonomisystem) og GAT (turnus- og ressursstyringssystem) og en Controller. Økonomistaben har det direkte ansvaret for kommunens egne økonomifunksjoner og tre stiftelser.

I tillegg yter staben økonomitjenester gjennom økonomistyringssystemet til følgende virksomheter med kommunalt eierskap, basert på inntektsgivende tjenesteavtaler:

  • Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS.
  • Sør-Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS.
  • SØIR Husholdning AS inkludert SØIR Næring AS.
  • Elverum kirkelige fellesråd.
  • Elverum kommunale pensjonskasse.
  • Terningen Arena Idrett og Kultur AS.
  • Terningen Arena Idrett og Kultur Drift AS.
  • Elverum Energi AS.

Målet med leveranse av tjenester til denne næringsvirksomheten hvor kommunen selv er en betydelig eier, er todelt. For det første å sikre virksomhetene rimelige tjenesteleveranser gjennom stordriftsfordeler og et tilnærmet selvkostprinsipp i tjenesteavtalene. For det andre å bygge et større og mer kompetanserikt fellesskap innenfor økonomiområdet, og ut fra størrelse innenfor økonomistaben bli mindre sårbare ved ferie og fravær. Økonomistaben har 24 årsverk per høsten 2020.

Personalstaben

Personalstaben produserer støttetjenester på to hovedområder: Staben ivaretar og videreutvikler den overordnede arbeidsgiverstrategien og er en faglig støtte for kommunens ledere på personalfunksjonene.

Personalstaben bidrar til oppfølging og videreutvikling av organisasjonen. Det innebærer å:

  • utarbeide, oppdatere og følge opp kommunens system for personalforvaltning. I dette ligger alle reglementer og prosedyrer fra ansettelse til opphør av arbeidsforhold. Det omfatter også oppfølging og tilrettelegging av IA-arbeid og sykefraværsoppfølging. Alle slike dokumenter skal være digitalt tilgjengelige via kommunens kvalitetssystem på intranett. Staben leder og følger opp forhandlinger om ansattes lønns- og arbeidsvilkår.
  • drive organisasjons – og ledelsesutvikling. Dette skjer gjennom ulike kompetansehevende tiltak, både individuelt og i grupper.
  • bidra med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosessene i tjenesteproduksjonen.
  • være administrativt ansvarlig for tillitsvalgtordningen, vernetjenesten og lærlingeordningen.
  • Personalstaben har 6,3 årsverk per høsten 2020.

Service- og IKT-staben

Service- og IKT staben er ansvarlig for og driver intern og ekstern tjenesteproduksjon organisert i følgende enheter:

 

  • IKT-drift som drifter/leverer tjenester til kommunale og interkommunale selskaper
  • kommunikasjon og service
  • arkiv og digitalt dokumentasjonssenter

I tillegg yter staben tjenester gjennom

  • boligsosialt team
  • felles prosjekter som «Bolig for alle» og «Velferdsteknologi»
  • personvernombud som ivaretar kommunens plikter og innbyggerens rettigheter vedrørende innsamling og behandling av personopplysninger

Service- og IKT-staben har 26,4 årsverk per høsten 2020.

Eiendomsstaben

Eiendomsstabens tjenesteproduksjon foregår i regi av enhetene:

  • utleie
  • vedlikehold
  • drift
  • renhold
  • byggeprosjekter

Hver enhet har sin enhetsleder, under samlet ledelse av eiendomssjef. Tjenesteproduksjonen er særlig å:

  • forvalte kommunens eiendomsportefølje med tilhørende FDV-dokumentasjon (FDV = forvaltning, drift, vedlikehold). Det innebærer å ivareta kommunens eierinteresser og forpliktelser, herunder verdibevaring, forsikring av kommunal eiendom, innleie- og festeavtaler samt forvaltning av interne og eksterne utleieavtaler.
  • gjennomføre og styrke tilstandsbasert vedlikehold av eiendomsmassen for å redusere etterslep.
  • gjennomføre forsvarlig og kostnadseffektivt renhold og løpende drift.
  • bidra til energiøkonomisering i byggene gjennom fysiske og organisatoriske tiltak.
  • utføre saksbehandling i henhold til lovverk knyttet til enhetenes ansvarsområder.
  • gjennomføre investeringsprosjekter i henhold til årsplan med fokus på bærekraftige kvaliteter, framdrift og økonomi.
  • avhende overflødig eiendom, bygg og anlegg (EBA) i henhold til vedtak, samt erverve eiendom i henhold til gjeldende reguleringsplaner.

Eiendomsstaben har 92,8 årsverk per høsten 2020.

Planlagt utviklingsarbeid
Til toppenInnholdsfortegnelse

Utviklingsarbeid i Økonomistaben i 2021

  • Videreføre arbeidet med digitalisering og effektivisering av arbeidsprosesser. Målet er å flytte arbeidsressurser fra manuelle oppgaver til kontrolloppgaver for å sikre kvalitet i arbeidet.

 

Utviklingsarbeid i Personalstaben i 2021

  • Personalstaben har gjennomført sertifiseringskurs i NeoPi3 (personlighetsprofil) i august 2020, dette ble forsinket på grunn av koronavirusutbruddet. Målet er å benytte verktøyet i videre lederutvikling. Hvordan dette skal benyttes forventes først avklart første halvår 2021. Verktøyet skal også kunne brukes til å komplettere rekrutteringsprosesser. En ansettelse vil da vurderes ut ifra flere kilder som strukturert intervju, personlighetstest og erfaringsbakgrunn. Dette for i størst mulig grad å sikre rett person på rett plass. Målet er i løpet av 2021 å sikre at vi lærer oss verktøyet og sikre at vi har god nok kompetanse til å tolke resultatene.
  • Nærværsarbeid. I 2020 har det vært fokus på å implementere nye rutiner i sektorer og staber, og det har vært et særlig fokus på det forebyggende perspektivet. Dette fokuset skal videreføres i 2021.
  • HMS. I 2021 vil fokuset være på å implementere de nyetablerte HMS-utvalg ute i de ulike sektorer og staber i den hensikt å revitalisere arbeid omkring helse, miljø og sikkerhet.

 

Utviklingsarbeid i Service- og IKT staben i 2021

  • Fortsette etablering av nettbaserte tjenester for kommunikasjon med innbyggere, næringsliv og det offentlige.
  • Videreføre oppdatering av infrastruktur og driftssystemer for støtte i tjenesteproduksjonen og til utførelse av effektiv drift. Utnytte skybaserte løsninger der dette er hensiktsmessig.
  • Innføre NOARK 5 (norsk arkivstandard) godkjent arkivkjerne i alle sak-/arkivsystemer og fagsystemer.
  • Automatisere arbeidsprosesser gjennom utvikling av mer effektive arbeidsflyter for dokumentbehandling for både ansatte og innbyggere. Dette skjer fortrinnsvis ved bruk av eksisterende verktøy og ved å ta i bruk muligheter de ulike fagsystemene tilbyr gjennom nødvendige oppgraderinger.
  • Videreutvikle bruk av gode kommunikasjonskanaler og markedsføre disse for å nå kommunens målgrupper, både internt og eksternt.
  • Ferdigstille implementering av opplæringsplan for personvern og informasjonssikkerhet for både ledere og medarbeidere.
  • Fortsette utvikling av system for internkontroll som sikrer at kommunen følger de grunnleggende personvernprinsippene i henhold til personopplysningsloven (kommunens plikter og den registrertes rettigheter).
  • Videreføre prosjekt utbygging av høyhastighetsbredbånd i hele kommunen. Målsetning om 100% dekning innen utgangen av 2023.
  • Velferdsteknologisk plattform, digitale trygghetsalarmer og ny responsløsning er integrerte løsninger i dagens helse- og omsorgstjeneste. Service- og IKT-staben skal aktivt bidra med å integrere ytterligere velferdsteknologiske produkter og løsninger som et bidrag til økt mestring, trygghet og kvalitet i tjenesten, samt bidra med at det etableres en driftsmodell som støttefunksjon til utførende tjeneste.

 

Utviklingsarbeid i Eiendomsstaben i 2021

  • Innarbeide nye tekniske spesifikasjoner og prosedyrer for helse- og omsorgstjenester i kommunens renholdsstrategi, herunder sikre tett samarbeid med brukerne av byggene.
  • Utarbeide avhendings-/rivningsplan for utdaterte formålsbygg.
  • Videreføre det kontinuerlige forbedringsarbeidet med LEAN-konseptet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt i staben og mellom sektorene i kommunen.

Videreføre fokuset på innovative anskaffelser – koordinert med NHOs leverandørutviklingsprogram og Elverum Vekst.

Innholdsfortegnelse

Lenker

Last ned PDF