Funksjon 120 Administrasjon inneholder tjenestene:

• administrativ ledelse: Ledere som har økonomiske og administrative fullmakter. Ledere på avdelingsnivå henføres til respektive tjenestefunksjon.
• stab/støttetjenester: Stab/støttetjenester knyttet til oppfølging og styring av hele kommunen. Dette omfatter blant annet alle oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning (HR), kommunejurist, utvikling av lokalsamfunn og deler av attraktivitetsarbeidet.
• fellesfunksjoner: Kommunikasjon og servicekontor, felles journalføring, post og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, fakturering og innfordring, felles IKT-drift for hele kommunen, lærlingordning, personvern/-sikkerhet, internkontroll og beredskap.
• fellesutgifter: Kantine, kaffemaskiner, sekretariat for politisk ledelse, bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte, overordnet HMS‐arbeid, kontingent til KS, frikjøp av hovedtillitsvalgte, utgifter knyttet til innføring og administrasjon av eiendomsskatt.

Funksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen inneholder tjenesten:

• utgifter knyttet til forvaltning og forsikring av kommunens bygg og eiendom.

Funksjon 130 Administrasjonslokaler inneholder tjenesten:

• utgifter til drift og vedlikehold av administrasjonslokaler.

Felles for de administrative tjenestene er at målgruppene i hovedsak er organisasjonsinterne. De administrative tjenestene skal lede, administrere, støtte og legge til rette for tjenesteproduksjonen som utøves i sektorene overfor kommunens innbyggere, slik at tjenesteproduksjonens mål nås.

Tjenestene innen tjenesteområdet Administrasjon produseres særlig i stabene i Elverum kommune – se omtale under.

Økonomistaben

Økonomistaben er organisert med enhetene:

• Budsjett og økonomistyring.
• Regnskap og innfordring av kommunale krav.
• Lønn.

Økonomistaben har ansvaret for kommunens regnskap, økonomifunksjoner, støttetjenester til sektorer og staber og tre stiftelser. I tillegg yter staben økonomitjenester gjennom økonomistyringssystemet til følgende virksomheter med kommunalt eierskap, basert på inntektsgivende tjenesteavtaler:

• Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS.
• Elverum kirkelige fellesråd.
• Elverum kommunale pensjonskasse.
• Terningen Arena Idrett og Kultur AS.
• Terningen Arena Idrett og Kultur Drift AS.
• Elverum Energi AS.
• Sør-Østerdalsregionen interkommunalt politisk råd.

Målet med leveranse av tjenester til denne næringsvirksomheten hvor kommunen selv er en betydelig eier, er todelt. For det første å sikre virksomhetene rimelige tjenesteleveranser gjennom stordriftsfordeler og et tilnærmet selvkostprinsipp i tjenesteavtalene. For det andre å bygge et større og mer kompetanserikt fellesskap innenfor økonomiområdet, og ut fra størrelse innenfor økonomistaben bli mindre sårbare ved ferie og fravær. 

Økonomistaben har ansvar for å bistå sektorer og staber i arbeid med innkjøp. Dette er alt fra enkeltkjøp, rammeavtaler og større anskaffelser innen bygg og anlegg. Kommunen har innkjøpssamarbeid med kommunene Hamar, Ringsaker, Stange og Løten. Innkjøpssamarbeidet fungerer som et utvidet fagmiljø med 7 andre innkjøpsrådgivere. I tillegg har kommunen avtale med Abakus AS for gjennomføring av anbudsprosesser.

Økonomistaben har 24 årsverk.

Personalstaben

Personalstaben produserer støttetjenester på to hovedområder: Staben ivaretar og videreutvikler den overordnede arbeidsgiverstrategien og er en faglig støtte for kommunens ledere på personalfunksjonene.

Personalstaben bidrar til oppfølging og videreutvikling av organisasjonen. Det innebærer å:

• utarbeide, oppdatere og følge opp kommunens system for personalforvaltning. I dette ligger alle reglementer og prosedyrer fra ansettelse til opphør av arbeidsforhold. Det omfatter også oppfølging og tilrettelegging av IA-arbeid og sykefraværsoppfølging. Alle slike dokumenter skal være digitalt tilgjengelige via kommunens kvalitetssystem på intranett. Staben leder og følger opp forhandlinger om ansattes lønns- og arbeidsvilkår.
• drive organisasjons – og ledelsesutvikling. Dette skjer gjennom ulike kompetansehevende tiltak, både individuelt og i grupper.
• bidra med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosessene i tjenesteproduksjonen.
• være administrativt ansvarlig for tillitsvalgtordningen, vernetjenesten og lærlingeordningen.

Personalstaben har 5,5 årsverk per høsten 2022.

Service- og IKT-staben

Service- og IKT staben er ansvarlig for og driver intern og ekstern tjenesteproduksjon organisert i følgende enheter:

• IKT-drift som drifter/leverer tjenester til kommunale og interkommunale selskaper.
• kommunikasjon og service.
• arkiv og digitalt dokumentasjonssenter.

I tillegg yter staben tjenester gjennom:

• boligsosialt team.
• felles prosjekter som «Bolig for alle» og «Velferdsteknologi».
• personvernombud som ivaretar kommunens plikter og innbyggerens rettigheter vedrørende innsamling og behandling av personopplysninger.

Service- og IKT-staben har 26,9 årsverk per høsten 2022.

Eiendomsstaben

Eiendomsstabens tjenesteproduksjon foregår i regi av enhetene:

• utleie.
• vedlikehold.
• drift.
• renhold.
• byggeprosjekter.

Hver enhet har sin enhetsleder, under samlet ledelse av eiendomssjef. Tjenesteproduksjonen er særlig å:

• forvalte kommunens eiendomsportefølje med tilhørende FDV-dokumentasjon (FDV = forvaltning, drift og vedlikehold). Det innebærer å ivareta kommunens eierinteresser og forpliktelser, herunder verdibevaring, forsikring av kommunal eiendom, innleie- og festeavtaler samt forvaltning av interne og eksterne utleieavtaler.
• gjennomføre og styrke tilstandsbasert vedlikehold av eiendomsmassen (formålsbygg og boliger) for å redusere etterslep.
• gjennomføre forsvarlig og kostnadseffektivt renhold og løpende drift.
• bidra til energiøkonomisering i byggene gjennom fysiske og organisatoriske tiltak.
• utføre saksbehandling i henhold til lovverk knyttet til enhetenes ansvarsområder.
• gjennomføre investeringsprosjekter i henhold til årsplan med fokus på bærekraftige kvaliteter, framdrift og økonomi.
• avhende overflødig eiendom, bygg og anlegg (EBA) i henhold til vedtak, samt erverve eiendom i henhold til gjeldende reguleringsplaner.

Eiendomsstaben har 84,3 årsverk per høsten 2022.

Utviklingsarbeid i Økonomistaben i 2023

• Videreføre arbeides det med digitalisering og effektivisering av arbeidsprosesser. Målet er å flytte arbeidsressurser fra manuelle oppgaver til kontrolloppgaver for å sikre kvalitet i arbeidet.
• Etablere og utvikle prosedyrer og rutiner for å sikre korrekt, rasjonell og effektiv bruk av kommunens personal- og teknologiressurser. I dette ligger det fordeling av oppgaver og roller ved bruk av kommunens HR-systemer (GAT Ressursstyring og Unit4 ERP).

Utviklingsarbeid i Personalstaben i 2023

• Personalsjef samt en personalrådgiver har gjennomført sertifiseringskurs i NeoPi3 (personlighetsprofil). Verktøyet benyttes nå i lederutvikling og det er gjennomført en pilot på kommunedirektørens ledergruppe våren 2022. Verktøyet er også tatt i bruk for å komplettere rekrutteringsprosessen ved ansettelse av nye ledere og andre nøkkelpersoner. En ansettelse vurderes da ut ifra flere kilder som strukturert intervju, personlighetstest og erfaringsbakgrunn. Dette for i størst mulig grad å sikre rett person på rett plass. Målet er i løpet av 2023 å ta i bruk verktøyet i større grad for dermed å sikre nok kompetanse til å tolke resultatene på en hensiktsmessig måte.
• Sykefraværsoppfølging: Det har de senere årene vært fokus på å implementere nye rutiner i sektorer og staber, og det har vært et særlig fokus på det forebyggende perspektivet. Kommunestyret gjorde i desember 2021 vedtak på at fokuset skal settes på sykefravær og oppfølging av dette, heller enn å fokusere på graden av nærvær. Personalstaben skal bistå ledere i alle avdelinger i oppfølgingssaker i godt samarbeid med blant annet NAV Arbeidslivssenter.
• Etablere og utvikle rutiner for gode analyser og statistikk innen HR området. Her trenger vi å tilegne avdelingen med kompetanse for analyse.
• HMS: I 2023 vil fokuset være de etablerte HMS-utvalg ute i de ulike sektorer og staber, samt å forenkle HMS-systemet/-oppgavene i den hensikt å revitalisere arbeid omkring helse, miljø og sikkerhet.
• I henhold til kommunens klima- og energiplan delmål 8.3 vil personalstaben sammen med sektor for kultur, som organiserer biladministrasjonen i kommunen, utvikle og sikre gode rutiner for bruk av kollektivtransport eller tjenestebiler som foretrukket reisemiddel for å redusere klimagassutslipp ved alle tjenestereiser.

Utviklingsarbeid i Service- og IKT staben i 2023

• Etablere digitaliseringsstrategi for Elverum kommune basert på overordnede styringsdokumenter, lover, forskrifter og kommunes verdier. Strategien skal understøtte digital transformasjon i alle organisasjonsledd hvor digitale fellesløsninger for kommunesektoren fortrinnsvis skal benyttes. (Digital transformasjon betyr å endre de grunnleggende måtene en virksomhet løser oppgavene sine på ved hjelp av teknologi).
• Videreføre oppdatering av infrastruktur og driftssystemer for støtte i tjenesteproduksjonen og til utførelse av effektiv drift. Utnytte skybaserte løsninger der dette er hensiktsmessig.
• Fortsette arbeidet med å etablere en robust og pålitelig digital infrastruktur med fokus på digital sikkerhet og beredskap, samt bidra til økt kompetanse innen digital sikkerhet i organisasjonen.
• Innføre funksjonalitet i Microsoft Teams for økt samhandling og som et tiltak for reduksjon av klimagassutslipp og effektivisering av kommunens møtevirksomhet i form av reduserte behov for reise-/transportvirksomhet.
• Etablere avtaler for bærekraftig livssyklushåndtering av IKT-produkter gjennom gjenbruk og resirkulering.
• Oppgradere kommunens felles sakssystem for å skape bedre tilgjengelighet og enklere bruk, samt bedre mulighet for samhandling og ytterligere automatisering av arbeidsprosesser.
• Innføre løsning for effektiv opplæring basert på et verktøy som sikrer organisasjonens ansatte nødvendige kompetanse for å kunne utføre sine oppgaver forsvarlig og i henhold til krav til stillingen og som bidrar til bedre og mer effektiv utnyttelse av kommunens IKT-løsninger.
• Innføre nytt modulbasert kvalitetssystem bygget på en moderne skybasert plattform slik at kommunen skal kunne etterleve og dokumentere krav i regelverk og standarder.
• Etablere lavterskel veiledningstilbud for innbyggere som ikke mestrer den digitale hverdag, eller som mangler IKT-utstyr for å kunne ta i bruk offentlige digitale tjenester («Digihjelpen»).
• Videreutvikle sentralbordløsningen for å forbedre og effektivisere håndteringen av innkommende telefonsamtaler.
• Videreføre prosjekt utbygging av høyhastighetsbredbånd i hele kommunen. Målsetning om 100 prosent dekning i løpet av 2024/2025.
• Velferdsteknologisk plattform med velferdsteknologiske produkter og responsløsning er integrerte løsninger i dagens helse- og omsorgstjeneste i hjemmebasert omsorg og institusjon. Service- og IKT-staben skal aktivt bidra med å integrere ytterligere velferdsteknologiske produkter og løsninger som et bidrag til økt mestring, trygghet og kvalitet i tjenesten, samt bidra med at det etableres en driftsmodell som støttefunksjon til utførende tjeneste.

Utviklingsarbeid i Eiendomsstaben i 2023

• Sluttføre implementering av nye tekniske spesifikasjoner og prosedyrer for helse- og omsorgstjenester i kommunens renholdsstrategi, herunder sikre tett samarbeid med brukerne av byggene.
• Utrede sensorteknologi knyttet til utførelse av renholdet.
• Oppdatere og sikre politisk forankring av avhendings-/rivningsplan for utdaterte formålsbygg.
• Utrede konsekvenser av implementering av avfallsplanen, hvor målet er å kildesortere alt næringsavfall, jamfør mål i gjeldende klima- og energiplan.
• Videreføre det kontinuerlige forbedringsarbeidet med LEAN-konseptet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt i staben og mellom sektorene i kommunen.
• Oppdatere kvalitetssystemet med manglende prosedyrer og rutiner.